# Bestanden terughalen uit Google Vault: stap voor stap

Een medewerker heeft per ongeluk een kritisch contract verwijderd. De prullenbak is inmiddels leeg. De standaard **Restore Data** functie in de admin console gaat maar 25 dagen terug. Wat nu? Als je Google Vault hebt, kun je vaak maanden of zelfs jaren terug. Dit artikel beschrijft de exacte procedure om bestanden, mails en Chat-berichten uit Vault te retrieven, plus wat wel en niet in Vault zit.

## Wat bewaart Vault en wat niet?

| Content | In Vault? | Bij welk abonnement |
|---|---|---|
| Gmail (inbox, verzonden, spam, prullenbak) | Ja | Business Plus en Enterprise |
| Drive (Docs, Sheets, Slides, bestanden) | Ja, mits retention-policy actief | Business Plus en Enterprise |
| Google Chat (1-op-1 en spaces) | Ja, met beperkingen | Business Plus en Enterprise |
| Google Groups | Ja | Business Plus en Enterprise |
| Google Meet opnames | Ja | Business Plus en Enterprise |
| Google Calendar | Nee | Niet ondersteund |
| Google Keep | Nee | Niet ondersteund |

**Voorwaarde:** Vault moet een retention-policy hebben staan BOVEN de gewenste terughaal-termijn. Geen retention-policy = geen garantie dat data er nog is.

## Scenario 1: Drive-bestand binnen 25 dagen verwijderd

Gebruik gewoon de admin console, niet Vault:

```
Admin Console > Users > Zoek de gebruiker > More > Restore data
Type: Drive
Date range: laatste 25 dagen
Apply
```

De bestanden komen terug in de originele locatie. Dit is de eenvoudigste route voor recente verwijderingen.

## Scenario 2: Drive-bestand ouder dan 25 dagen verwijderd

Hiervoor heb je Vault nodig. Procedure:

**Stap 1: Open Vault**

Ga naar [vault.google.com](https://vault.google.com). Je moet Vault-privileges hebben (Super Admin heeft dit standaard, anders aparte role).

**Stap 2: Matter aanmaken**

Een Matter is een juridisch of onderzoekdossier in Vault. Je hebt er minimaal een nodig om te zoeken.

```
Vault > Matters > Create matter
Naam: Restore bestand klant ABC
Beschrijving: Herstel per-ongeluk-verwijderd contract
```

**Stap 3: Zoeken**

```
Binnen de Matter > Search > Drive
Source: Specifieke gebruiker(s)
Account: jan@bedrijf.nl
Date range: 01-03-2025 tot 30-04-2025 (ruime periode rond verwijdering)
Search operators: "contract" OR "klant ABC"
```

Vault toont alle gematchte bestanden, inclusief al verwijderde.

**Stap 4: Export**

Je kunt bestanden niet rechtstreeks "terugzetten" in Vault. Je exporteert ze en stuurt ze handmatig terug naar de gebruiker:

```
Resultaten > Select all > Export results
Format: For Drive: original format
Geef export een naam, bijvoorbeeld "Restore_ABC_mei2025"
```

De export duurt afhankelijk van grootte 5 minuten tot enkele uren. Je krijgt een notificatie als het klaar is.

**Stap 5: Download en retour geven**

```
Matter > Exports > Download
Formaat: ZIP
```

Pak uit, upload bestanden terug naar de juiste Drive-locatie van de gebruiker. Communiceer met de gebruiker.

## Scenario 3: Gmail-bericht terughalen

Vergelijkbare procedure als Drive:

```
Vault > Matter > Search > Gmail
Account: betrokken gebruiker
Date range: periode rond verwijdering
Query: from:klant@extern.com OR subject:"factuur 2026-1234"
```

Gmail-exports komen als MBOX-bestand. Om een mail terug te zetten:

1. Download export
2. Open MBOX in een IMAP-client (Thunderbird, gekoppeld aan Gmail-account)
3. Kopieer de mail naar de inbox van de gebruiker via drag-and-drop

Of forward de specifieke mail handmatig naar de gebruiker.

## Scenario 4: Chat-bericht terughalen

Chat is complexer omdat de gebruiker de message niet direct in een Chat-thread kan "terugplaatsen". Je exporteert de berichten en biedt ze als referentie aan:

```
Vault > Matter > Search > Chat
Account: gebruiker
Date range: periode rond verwijdering
```

Export is als JSON of PST. Typisch verzamel je de relevante messages in een samenvatting-Doc en deel je die met de gebruiker.

## Retention-policy: de fundamentele voorwaarde

Zonder retention-policy heeft Vault geen garantie dat data er nog is. Configureer minimaal:

```
Vault > Retention > Default retention rules
Gmail: Indefinitely (of een specifieke termijn conform je compliance)
Drive: Indefinitely
Chat: 7 jaar (compliance-afhankelijk)
Groups: Indefinitely
```

Voor gereguleerde sectoren: langer dan het wettelijke minimum (fiscale zaken 7 jaar, medische 20 jaar, etc.).

> Kritiek in 2026: creator-based retention voor externe Chat DMs betekent dat berichten van externe partijen NIET onder jouw Vault vallen tenzij jouw medewerker het gesprek startte. Zie ons apart artikel over creator-based retention.

## Veelgestelde vragen

**Heb ik Vault nodig naast de standaard Workspace-backup?**
Standaard Workspace heeft geen lange-termijn backup. De "Restore Data" feature in admin console gaat 25 dagen terug; dat is geen echte backup. Voor compliance (fiscaal, juridisch) en voor incident-recovery heb je Vault nodig.

**Hoeveel kost Vault?**
Vault is inbegrepen in Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus en Education Plus. Niet beschikbaar voor Business Starter of Business Standard.

**Kan ik Vault-toegang delegeren aan een niet-admin?**
Ja, via **Admin Console > Account > Admin roles > Vault privileges**. Typische case: legal-team heeft Vault-toegang zonder super admin te zijn.

**Hoe lang duurt een Vault-export?**
Voor kleine matters (een paar bestanden): minuten. Voor grote exports (alle mail van 10 gebruikers over 5 jaar): 24-72 uur. Plan vooraf.

**Zijn Vault-exports AVG-compliant als archief?**
Ja, mits je ze opslaat op een locatie met passende beveiliging (encrypted, access-controlled). Vault-exports in onveilige cloud is een AVG-overtreding.

**Kan ik Chat-messages met externe partij terughalen die na 1 februari 2026 zijn geschreven?**
Alleen als jouw medewerker het gesprek startte. Voor externally-created DMs geldt creator-based retention en kunnen ze al definitief zijn verdwenen.

**Wat als ik per ongeluk een retention-policy heb gedeactiveerd?**
Data die al buiten de default retention viel kan per direct verdwijnen. Contact Google Support urgently voor mogelijke recovery; succes is niet gegarandeerd.

**Kan Vault ook op Google Workspace for Nonprofits?**
Alleen als je upgrade naar Business Plus of hoger hebt. De gratis Fundamentals-licentie bevat geen Vault.

## Conclusie

Vault is het enige mechanisme in Google Workspace dat lange-termijn data-recovery mogelijk maakt. Voor elke organisatie met compliance-verplichtingen of met waardevolle historische data is Vault een basis-noodzaak. De recovery-procedure is stap-voor-stap, maar vergt wel Matter-creation en export-work. Total Workspace helpt Nederlandse organisaties bij Vault-setup, retention-policy-design en incident-response inclusief forensic recovery.