# Collaborative Inbox instellen in Google Workspace

Een Collaborative Inbox is een gedeeld postvak binnen Google Groups waarmee teams e-mails kunnen ontvangen, toewijzen, beantwoorden en afhandelen. Het is ideaal voor support@, info@, verkoop@ en andere gedeelde e-mailadressen.

## Wanneer kies je voor een Collaborative Inbox?

| Gebruik | Collaborative Inbox | Reguliere groep |
|---|---|---|
| Support e-mails afhandelen | Ideaal | Niet geschikt |
| Toewijzen aan teamleden | Ja | Nee |
| Afgehandeld markeren | Ja | Nee |
| Gezamenlijk archief | Ja | Ja |
| Kosten | Geen extra licentie | Geen extra licentie |

> Tip: Een Collaborative Inbox is de meest kosteneffectieve oplossing voor gedeelde e-mailadressen in Google Workspace. Er is geen extra licentie nodig.

## Stap 1: Google Group aanmaken

```
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Klik op "Groep maken"
Naam: Support Team
E-mailadres: support@bedrijf.nl
Toegangstype: Privé (alleen beheerde leden)
```

## Stap 2: Collaborative Inbox inschakelen

```
groups.google.com > [Groep] > Beheer > Instellingen
Afdeling: Collaborative Inbox > Inschakelen
```

Of via Admin Console:

```
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Geavanceerde instellingen > Collaborative Inbox: Aan
```

## Stap 3: Rollen toewijzen

Leden van de Collaborative Inbox kunnen verschillende rollen hebben:

| Rol | Rechten |
|---|---|
| Eigenaar | Alles beheren, leden toevoegen |
| Manager | E-mails beheren, toewijzen |
| Lid | E-mails lezen en beantwoorden |

## Stap 4: E-mails afhandelen als team

In de Collaborative Inbox zien teamleden:

- Alle binnenkomende e-mails in het gezamenlijke overzicht
- Toewijzing per e-mail (aan wie is dit toegewezen?)
- Status per e-mail: Open, In behandeling, Afgehandeld

**E-mail toewijzen:**

```
Open de e-mail in groups.google.com
Klik op "Toewijzen" rechts bovenin
Kies een teamlid
```

## Automatische antwoorden instellen

Stel een automatische bevestiging in voor ontvangers:

```
groups.google.com > [Groep] > Beheer > E-mailopties
Automatisch antwoord: Uw e-mail is ontvangen en wordt zo snel mogelijk beantwoord.
```

## Veelgestelde vragen

**Kunnen teamleden e-mails beantwoorden vanuit het groeps-e-mailadres?**
Ja. Als je een e-mail beantwoordt vanuit de Collaborative Inbox, gaat het antwoord als support@bedrijf.nl eruit, niet als je persoonlijke adres. Controleer wel de instellingen bij "Wie kan posten" om te zien of leden mogen beantwoorden.

**Werkt een Collaborative Inbox ook op mobiel?**
Beperkt. De volledige Collaborative Inbox-functionaliteit (toewijzen, afgehandeld markeren) werkt het best via de browser op groups.google.com. Op mobiel kun je via de Gmail-app e-mails lezen die zijn gedeeld via de groep, maar niet alle beheerfuncties gebruiken.

**Hoe voeg ik een externe e-mail door naar de Collaborative Inbox?**
Stel een doorstuuralias in op je domein (bijv. info@bedrijf.nl doorsturen naar support@bedrijf.nl). Dit werkt via Admin Console > Apps > Gmail > Routing.

**Kan ik de Collaborative Inbox koppelen aan een ticketsysteem?**
Niet direct. Voor professioneel ticketbeheer zijn tools als Freshdesk, Zendesk of AppSheet een betere oplossing. Zie ook ons artikel over AppSheet als helpdesk.

**Is er een limiet aan het aantal berichten in een Collaborative Inbox?**
Google Groups heeft geen strikt berichtlimiet. Bij zeer grote volumes (duizenden berichten per dag) overweeg je beter een dedicated ticketsysteem.

**Hoe exporteer ik de geschiedenis van een Collaborative Inbox?**
Via Google Takeout als de groepseigenaar kun je de berichten exporteren als MBOX-bestand. Voor juridische doeleinden gebruik je Google Vault.

**Wat is het verschil tussen een Collaborative Inbox en een shared mailbox?**
Een shared mailbox (bijv. in Microsoft 365) is een volledig apart postvak. Een Collaborative Inbox is een functie van Google Groups. Het concept is vergelijkbaar maar de implementatie verschilt.

**Kunnen externe gebruikers e-mails sturen naar de Collaborative Inbox?**
Ja, als je de instelling "Wie mag posten" instelt op "Iedereen op internet". Standaard is dit beperkt tot Workspace-gebruikers.

## Conclusie

De Collaborative Inbox is een eenvoudige en kosteneffectieve oplossing voor gedeelde e-mailadressen. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opzetten van Collaborative Inboxes en het trainen van teams.