# Externe gasten toevoegen aan Google Workspace Directory

Google Workspace maakt het mogelijk om externe partners, klanten en leveranciers toe te voegen aan de interne directory zonder dat ze een volledig Workspace-account nodig hebben. Dit verbetert samenwerking en maakt het gemakkelijker om externe contacten te vinden en te bereiken.

## Opties voor externe gasten in Workspace

| Optie | Toegang | Kosten | Wanneer |
|---|---|---|---|
| Gedeelte toegang (Guest Access) | Meet, Drive-bestanden | Geen | Incidentele samenwerking |
| Cloud Identity Free | Directory, Chat, Meet | Geen licentie | Structurele externe contacten |
| Externe directory-contacten | Alleen directory (zoeken) | Geen | Contactbeheer |

## Optie 1: Externe contacten toevoegen aan de directory

Voor externe contacten die medewerkers via autocomplete in Gmail en Directory moeten kunnen vinden:

```
Admin Console > Directory > Externe contacten
Klik op "Contact toevoegen"
Naam, E-mail, Bedrijf, Telefoonnummer
Sla op
```

Via bulk-import met een CSV:

```
Admin Console > Directory > Externe contacten > Importeren
Upload CSV met: First Name, Last Name, Email, Organization
```

Externe contacten zijn zichtbaar in de Directory en verschijnen in autocomplete bij Gmail en Google Meet.

> Tip: Gebruik externe contacten voor vaste leveranciers, accountmanagers bij partners en terugkerende klantcontacten. Dit bespaart medewerkers tijd bij het zoeken naar contactgegevens.

## Optie 2: Cloud Identity voor externe partners

Cloud Identity Free geeft externe partners een Google-account dat is gekoppeld aan jouw directory, zonder volledige Workspace-functionaliteit:

```
Admin Console > Gebruikers > Gebruiker toevoegen
Kies: Cloud Identity (gratis)
Geef de externe gebruiker een account: partner@jouwdomein.nl
```

Met Cloud Identity kunnen externe gebruikers:
- Worden toegevoegd aan Google Groups
- Worden uitgenodigd voor Google Chat-ruimtes
- Toegang krijgen tot specifieke Drive-mappen
- Deelnemen aan Meet-vergaderingen

## Optie 3: Gast-toegang in Google Chat

Google Chat ondersteunt directe gast-toegang voor externe gebruikers met een Google-account:

```
Admin Console > Apps > Google Workspace > Google Chat
Externe gebruikers uitnodigen: Toestaan
Externe gebruikers in ruimtes: Toestaan
```

Externe gebruikers kunnen worden uitgenodigd voor een Chat-ruimte via hun Google-account (ook een persoonlijk Gmail-account).

## Beveiliging en toegangscontrole

**Context-Aware Access voor externe accounts:**

```
Admin Console > Beveiliging > Context-Aware Access
Pas een strenger toegangsniveau toe op de Cloud Identity OU
Bijv: Alleen toegang tot bepaalde apps
```

**Drive-deling beperken voor externe gebruikers:**

```
Admin Console > Apps > Google Workspace > Drive en Docs
Deeloptie buiten de organisatie: Toestaan maar met melding
OF: Alleen delen met specifieke vertrouwde domeinen
```

## Veelgestelde vragen

**Kunnen externe contacten in de directory inloggen op onze Workspace?**
Nee. Externe contacten zijn alleen zichtbaar in de directory voor autocomplete. Ze hebben geen aanmeldmogelijkheid. Alleen Cloud Identity-accounts kunnen inloggen.

**Hoe verwijder ik externe contacten als een leverancier niet meer actief is?**
Admin Console > Directory > Externe contacten > zoek de contactpersoon > Verwijderen. Of verwijder een hele importbatch via het importbestand met een lege lijst.

**Hoe weet ik of een externe partner de bestanden heeft bekeken die ik heb gedeeld?**
Via Drive-activiteitsrapporten: Admin Console > Rapporten > Drive-activiteit > filter op het gedeelde bestand. Je ziet wanneer externe gebruikers het bestand hebben geopend.

**Kunnen externe gebruikers Google Chat-berichten verwijderen?**
Ja, als de Chat-history-instelling dat toestaat. Als beheerder kun je de history verplicht aanzetten via Admin Console > Apps > Google Chat > Chatgeschiedenis.

**Hoe beperk ik welke externe domeinen kunnen worden uitgenodigd?**
Via Admin Console > Apps > Google Workspace > Drive > Externe domeinen op de whitelist. Voeg alleen vertrouwde domeinen toe en blokkeer alle anderen.

**Is er een limiet op het aantal externe contacten?**
Er is geen formeel gepubliceerde limiet op het aantal externe contacten in de directory. Praktisch gezien zijn tienduizenden contacten geen probleem.

**Kunnen externe gebruikers ook Shared Drives gebruiken?**
Ja, als je ze toevoegt als lid van een Shared Drive. Zij kunnen dan bestanden bekijken of bewerken afhankelijk van het toegangsniveau dat je instelt.

**Hoe integreer ik externe contacten vanuit een CRM zoals Salesforce?**
Via de Admin SDK kun je contacten automatisch synchroniseren vanuit Salesforce of een ander CRM. Dit vereist een custom script of een integratiebeheer.

## Conclusie

Het toevoegen van externe gasten en contacten aan Google Workspace maakt samenwerking met partners en klanten efficienter. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opzetten van veilige externe samenwerking in Workspace.