# Shared Drive limiet van 400.000 bestanden: wat nu?

Google Workspace Shared Drives hebben een harde limiet van 400.000 bestanden en mappen per drive. Zodra de limiet is bereikt, kunnen geen nieuwe bestanden meer worden toegevoegd.

## Veelvoorkomende oorzaken

- Jaren aan e-mailbijlagen automatisch opgeslagen in Drive
- Scanned documenten als losse bestanden
- Coderepositories met duizenden kleine bestanden
- Automatische back-ups die dagelijks nieuwe bestanden aanmaken

## Hoeveel bestanden zitten er in een Shared Drive?

Via Admin Console:

```
Admin Console > Apps > Drive en Docs > Shared Drives
Klik op de Shared Drive > bekijk het aantal items
```

Via GAM:

```bash
gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
    corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
    fields "name,id,modifiedTime" > bestanden.csv
```

## Oplossingsopties

### Optie 1: Opschonen

```bash
# Bestanden ouder dan 2 jaar identificeren
gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
    corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
    query "modifiedTime < '2024-01-01'" \
    fields "name,id,size" > oude-bestanden.csv
```

> Tip: Houd actieve Shared Drives bewust klein. Stel een interne richtlijn in van maximaal 200.000 bestanden per drive.

### Optie 2: Opsplitsen in meerdere drives

- Archief-2022 (alleen-lezen)
- Archief-2023 (alleen-lezen)
- Actief-2024-heden (lees/schrijf)

### Optie 3: Google Cloud Storage als archief

```bash
gsutil -m cp -r /local/archief/ gs://mijn-archief-bucket/
```

Circa 0,02 dollar per GB per maand voor Coldline storage.

## Voorkomen voor de toekomst

**Retentiebeleid via Vault:**

```
vault.google.com > Bewaarbeleid > Drive
Bewaarperiode: 5 jaar > Definitief verwijderen na periode
```

**Prullenbak automatisch leegmaken:**

```bash
gam user admin@bedrijf.nl empty drivetrash shareddrivefileid [DRIVE_ID]
```

## Veelgestelde vragen

**Wat telt mee voor de limiet van 400.000?**
Alle bestanden en mappen tellen mee, inclusief Google-indelingen, geimporteerde bestanden en snelkoppelingen.

**Kan Google de limiet verhogen?**
Nee. De limiet van 400.000 is een harde technische limiet. De enige oplossing is opsplitsen in meerdere drives.

**Worden verwijderde bestanden in de prullenbak meegeteld?**
Ja, gedurende de 30 dagen dat ze in de prullenbak staan. Leeg de prullenbak om direct ruimte vrij te maken.

**Hoe weet ik welke bestanden het meeste ruimte innemen?**
Via GAM met de show filelist opdracht gesorteerd op bestandsgrootte, of via Admin Console > Rapporten > Drive-activiteit.

**Kan ik bestanden verplaatsen in een vol Shared Drive?**
Ja, verplaatsen (niet kopiëren) telt niet als nieuw bestand in de bestemmingsdrive.

**Is er een waarschuwing als de limiet bijna bereikt is?**
Niet ingebouwd. Stel via GAM een periodiek rapport in om het aantal bestanden te monitoren.

**Tellen Google Forms-responssheets mee?**
Ja, Forms-responssheets worden opgeslagen als Google Sheets in Drive en tellen mee.

**Hoe voorkom ik dat Drive voor desktop teveel bestanden synchroniseert?**
Configureer Drive voor desktop om alleen geselecteerde mappen te synchroniseren. Vermijd synchronisatie van coderepositories.

**Wat als meerdere Shared Drives vol zijn?**
Dan is een structurele heroverweging nodig: actieve data in Shared Drives, archiefdata in Google Cloud Storage of een extern documentmanagementsysteem.

**Kan ik de opslaglimiet per Shared Drive instellen?**
Ja: Admin Console > Apps > Drive en Docs > Shared Drives > Schijfinstellingen > Opslaglimiet.

## Conclusie

De limiet van 400.000 bestanden vraagt om een proactieve bestandsbeheerstrategie. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opschonen van Shared Drives en het opzetten van een duurzaam retentiebeleid.