# Microsoft 365 Shared Mailbox migreren naar Google Workspace

Een van de meest gevraagde migratiescenarios bij de overstap van Microsoft 365 naar Google Workspace is de Shared Mailbox. In M365 is een Shared Mailbox een apart postvak zonder licentieverplichting dat meerdere gebruikers kunnen lezen en beantwoorden. In Google Workspace bestaat dit concept niet op dezelfde manier. Dit artikel legt de opties uit.

## Shared Mailbox in M365 vs. Google Workspace

| Eigenschap | M365 Shared Mailbox | Google Workspace equivalent |
|---|---|---|
| Eigen postvak | Ja | Ja (aparte gebruiker of groep) |
| Licentie nodig | Nee (tot 50 GB) | Ja (of Collaborative Inbox) |
| Meerdere afzenders | Ja | Ja (via delegatie of groep) |
| Gezamenlijk archief | Ja | Ja (Vault) |
| Mobiele app | Beperkt | Ja (met delegatie) |
| Kosten | Geen extra | Archieflicentie of regulier |

## Optie 1: Collaborative Inbox (aanbevolen voor support/info-adressen)

Google Groups Collaborative Inbox is het dichtstbijzijnde equivalent van een Shared Mailbox voor team-e-mailadressen zoals support@, info@ of verkoop@.

**Hoe het werkt:**
- E-mails naar het groepsadres komen binnen in de Collaborative Inbox
- Teamleden kunnen e-mails toewijzen, beantwoorden en als afgehandeld markeren
- Er is een gedeeld overzicht van alle lopende conversaties

**Instellen:**

```
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business > Instellingen
Collaborative Inbox inschakelen: Aan

Vervolgens:
groups.google.com > [Groep] > Groepsinstellingen
Instelling: Collaborative Inbox inschakelen
```

**Nadeel:** E-mails worden niet "ontvangen" in een persoonlijke inbox maar via de Google Groups interface. Dit vereist gewenning voor medewerkers die gewend zijn aan Outlook.

## Optie 2: Gedeelde inbox via e-maildelegatie

Voor een persoonlijker gebruik: maak een apart Workspace-account aan (bijv. receptie@bedrijf.nl) en verleen meerdere gebruikers delegatietoegang.

**Voordelen:**
- Werkt in Gmail zoals een normaal postvak
- Gebruikers kunnen e-mail lezen, beantwoorden en versturen als het gedeelde adres
- Werkt ook op mobiel

**Instellen:**

```
Admin Console > Gebruikers > receptie@bedrijf.nl > Accountinstellingen > E-maildelegatie
Voeg de gebruikers toe die toegang krijgen
```

Gebruikers openen het gedeelde account via: Gmail > rechtsboven op profielfoto > Ander account toevoegen

**Nadeel:** Vereist een volledige Workspace-licentie (of archieflicentie als het account inactief wordt).

## Stap-voor-stap migratie

### 1. Exporteer de Shared Mailbox data uit M365

```powershell
# Export vanuit Exchange Online als PST
New-MailboxExportRequest -Mailbox "shared@bedrijf.nl" -FilePath "\\server\exports\shared.pst"
```

Of gebruik de Microsoft 365 Data Export tool in het M365 Admin Center.

### 2. Converteer PST naar MBOX of EML

Gebruik tools zoals:
- **Aid4Mail** (betaald, meest betrouwbaar)
- **Thunderbird met ImportExportTools** (gratis)
- **Google Data Import Service** (voor grote volumes, zie ons artikel hierover)

### 3. Importeer in Google Workspace

```bash
# Via GAM voor MBOX import
gam user shared@bedrijf.nl import mbox /pad/naar/shared.mbox
```

Of via Google Takeout import als je een klein volume hebt.

### 4. Test voor de cutover

Verifieer dat alle e-mails correct zijn gemigreerd via een steekproef. Controleer bijlagen, datums en maphierarchie.

## Veelgestelde vragen

**Kan ik een Shared Mailbox migreren zonder licentie in Google Workspace?**
Ja, als je de Collaborative Inbox route kiest. Dit vereist geen extra licentie, alleen een Google Group. Voor de delegatie-route heb je minimaal een archieflicentie nodig als het account niet actief wordt gebruikt.

**Verliezen gebruikers hun e-mailgeschiedenis tijdens de migratie?**
Nee, als je de migratie correct uitvoert. De historische e-mails worden overgezet naar Google Workspace. Test altijd met een subset data voordat je de volledige migratie uitvoert.

**Hoe werkt het versturen namens het gedeelde adres in Gmail?**
Via delegatie kunnen gebruikers e-mails versturen "als" het gedeelde adres. In Gmail zie je het gedeelde account als extra account in de zijbalk. Verstuurde e-mails worden opgeslagen in het Verzonden-postvak van het gedeelde account.

**Wat is het verschil tussen delegatie en een alias?**
Een alias is een extra e-mailadres dat e-mails ontvangt in dezelfde inbox. Delegatie geeft een andere gebruiker toegang tot een volledig apart account met eigen inbox. Voor Shared Mailbox-gebruik is delegatie de juiste keuze.

**Hoe migreer ik de rechtenstructuur van de Shared Mailbox mee?**
In M365 zijn de FullAccess-rechten de equivalent van delegatie in Workspace. Noteer alle gebruikers met FullAccess-rechten in M365 en ken hen dezelfde delegatierechten toe in Workspace na de migratie.

**Wat als de Shared Mailbox meer dan 50 GB bevat?**
Grote mailboxen vereisen een reguliere Workspace-licentie (geen archieflicentie). Overweeg om oude data te archiveren in Vault en alleen de recente 2-3 jaar actief beschikbaar te houden.

**Kan ik de Google Data Import Service gebruiken voor Shared Mailbox migratie?**
Ja, de Google Data Import Service ondersteunt ook Shared Mailbox migraties vanuit M365. Dit is de snelste methode voor grote volumes.

**Hoe lang duurt een Shared Mailbox migratie?**
Voor kleine mailboxen (< 5 GB) duurt de migratie doorgaans 1-4 uur. Grotere mailboxen kunnen dagen duren, afhankelijk van de methode en de verbindingssnelheid.

## Conclusie

De overstap van M365 Shared Mailboxes naar Google Workspace vereist een keuze: Collaborative Inbox voor team-e-mailadressen of delegatie voor een volledigere Shared Mailbox ervaring. Total Workspace begeleidt Nederlandse bedrijven bij de volledige migratie van Microsoft 365 naar Google Workspace.