Werkend voorbeeld

Dossierbeheer en documentgeneratie voor een advocatenkantoor, zonder losse bestanden

Een advocaat werkt aan veel zaken tegelijk, elk met eigen stukken, deadlines en uren. Dit voorbeeld laat een kantoor zien dat al die zaken in een overzicht houdt, documenten vanuit een sjabloon opstelt en uren direct per zaak registreert. Het draait volledig in Google Workspace, dus je werkt vanaf kantoor of onderweg aan dezelfde dossiers.

Overzicht

De stand van het kantoor op een rij, bijgewerkt tot vandaag.

Declarabele uren per maand

Geregistreerde uren van het hele kantoor over de laatste zes maanden. De lopende maand is nog niet compleet.

Wat je in dit voorbeeld ziet

Elk scherm staat voor een terugkerende klus in een advocatenkantoor. Hieronder lees je wat er in het echt achter zit.

Zoeken en filteren

Je doorzoekt dossiers op cliënt, zaaknummer of rechtsgebied en filtert op status. Zo vind je ook in een lange lijst in een paar tellen de juiste zaak.

Detailpaneel met tijdlijn

Elke zaak toont zijn gebeurtenissen op een rij, van intake tot zitting. Je ziet in een oogopslag waar een zaak staat, zonder het hele dossier te openen.

Document uit sjabloon

Een brief of nota wordt automatisch gevuld met de gegevens uit het dossier. Geen knip-en-plakwerk, en elke collega maakt hetzelfde nette document.

Urenregistratie

Je schrijft uren direct op de zaak en ziet per zaak en per maand het totaal. Declarabele uren blijven zo niet liggen.

Wat wij hiervoor inrichten

  • Drive voor een map per zaak met rechten voor het betrokken team.
  • Sheets voor de urenregistratie en het totaaloverzicht van declarabele uren.
  • Apps Script voor het opstellen van documenten uit sjablonen met dossiergegevens.
  • Calendar voor afspraken, zittingen en deadlines op een plek, met herinneringen.
  • Chat voor een ruimte per zaak waar je snel overlegt met collega's.
  • Gemini voor zoekvragen en samenvattingen van lange stukken, binnen je eigen omgeving.
  • Vault voor de bewaarplicht en het terugvinden van dossiers voor toezicht.

Wat wij in deze branche vaak tegenkomen

  • Stukken verspreid over e-mail en persoonlijke mappen. De oplossing is een centrale zaakmap in Drive met een vaste structuur.
  • Uren die achteraf uit e-mail en agenda worden gereconstrueerd. Direct registreren per zaak in Sheets voorkomt dat uren verloren gaan.
  • Documenten met de hand opstellen, waardoor ze van vorm wisselen. Een sjabloon dat de gegevens zelf invult, houdt elk document netjes.
  • Bewaartermijnen die lastig aantoonbaar zijn. Vault houdt bij wat bewaard moet blijven en maakt het vindbaar.

Wil je dit voor jouw kantoor?

Vraag een demo van een half uur aan en zie hoe dossierbeheer en documentgeneratie aansluiten op jullie werkwijze. We reageren binnen 1 werkdag.

Demo aanvragen