IT-oplossingen voor Advocaten- en Advieskantoren
Uw kantoor werkt met gevoelige cliëntdata, strikte bewaartermijnen en hoge eisen aan vertrouwelijkheid. Wij bouwen een veilige, AVG-conforme digitale werkplek die u laat focussen op uw cliënten.
Stel een vraag of vraag een offerte aanHerkenbare uitdagingen
- Veilig beheer van vertrouwelijke cliëntdossiers
- AVG-compliance en wettelijke bewaartermijnen
- Efficiënt samenwerken aan documenten op afstand
- Veilige communicatie met cliënten en deurwaarders
Waarom Total Workspace voor advocaten- en advieskantoren?
Omdat een kantoor dat met vertrouwelijke cliëntdossiers werkt een werkplek nodig heeft waarin toegang, archivering en samenwerking vanaf de eerste dag goed geregeld zijn. Wij richten Google Workspace zo in dat alleen bevoegde medewerkers bij een dossier kunnen, dat e-mail en documenten volgens uw bewaartermijnen worden gearchiveerd en dat terugkerend schrijfwerk uit sjablonen komt.
-
Voor wie
Advocatenkantoren, notariskantoren en advies- of consultancykantoren die met gevoelige cliëntinformatie werken, vaak zonder eigen IT-afdeling. Van een kleine maatschap tot een kantoor met meerdere vestigingen en medewerkers die ook thuis werken.
-
Onze werkwijze
We brengen eerst in kaart hoe dossiers nu worden opgebouwd, wie waar toegang toe heeft en welke bewaartermijnen gelden. Daarna richten we per cliënt of zaak afgeschermde gedeelde Drives in, zetten we Google Vault, MFA, Context-Aware Access en DLP-beleid aan, en automatiseren we documentgeneratie en urenregistratie met Apps Script. Bestaande mail, agenda's en bestanden verhuizen we mee.
-
Het resultaat
Eén plek per dossier met controleerbare toegang, archivering die vanzelf gebeurt, en contracten, brieven en urenoverzichten die u niet meer met de hand samenstelt. U kunt aan cliënten en toezichthouders laten zien hoe hun gegevens beschermd zijn.
Zo helpen wij Advocaten- & Advieskantoren
Concrete oplossingen die direct impact hebben op uw werkprocessen, productiviteit en veiligheid.
Veilig dossiersbeheer
Google Drive Shared Drives met rolgebaseerde toegangsrechten zorgen dat alleen bevoegde medewerkers bij de juiste dossiers kunnen. Per cliënt een afgeschermde map, inclusief auditlog.
Google WorkspaceGoogle Vault voor eDiscovery
Archiveer e-mail en documenten conform wettelijke bewaartermijnen. Google Vault maakt eDiscovery en juridische holds mogelijk zonder handmatig archiefbeheer.
Google WorkspaceVersleutelde communicatie
Veilige e-mailcommunicatie via Google Workspace met S/MIME-ondersteuning en Data Loss Prevention. Bescherm gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang.
CybersecurityDocument automatisering
Genereer standaard contracten en brieven automatisch vanuit sjablonen in Google Docs. Apps Script vult cliëntgegevens automatisch in en slaat documenten op in het juiste dossier.
ProcesautomatiseringVeilig thuiswerken
Context-Aware Access zorgt dat medewerkers alleen inloggen vanuit goedgekeurde apparaten en locaties. Chromebooks met ChromeOS bieden maximale beveiliging voor mobiel werken.
CybersecurityFacturatie & Urenregistratie
Koppel Google Calendar aan Google Sheets voor automatische urenregistratie per zaak. Genereer maandelijkse urenoverzichten per cliënt automatisch als PDF.
ProcesautomatiseringVoorbeeldscenario
Een werkdag, voor en na
Een gewone werkdag op een kantoor, vóór en na de inrichting. Dit is een voorbeeldscenario, geen verslag van een bestaande klant.
-
08:30
Nieuwe zaak openen
Zo gaat het nu
Een secretaresse maakt handmatig een map aan op de server, kopieert de standaardindeling en mailt de advocaat dat alles klaarstaat.
Met Total Workspace
Bij een nieuwe zaak staat automatisch een afgeschermde dossiermap klaar met de vaste indeling, en alleen het zaakteam heeft toegang.
-
10:00
Opdrachtbevestiging opstellen
Zo gaat het nu
Een oude brief wordt geopend, cliëntgegevens worden overgetypt en het document wordt onder een nieuwe naam ergens opgeslagen.
Met Total Workspace
De opdrachtbevestiging komt uit een sjabloon in Google Docs, met de cliëntgegevens al ingevuld, en wordt direct in het juiste dossier bewaard.
-
14:00
Stukken delen met een cliënt
Zo gaat het nu
Stukken gaan als bijlage per e-mail de deur uit, zonder zicht op wie ze verder doorstuurt.
Met Total Workspace
De cliënt krijgt een beveiligde link naar alleen de stukken die voor hem bedoeld zijn, eventueel met een vervaldatum.
-
17:30
Uren verantwoorden
Zo gaat het nu
Aan het eind van de maand worden uren uit agenda's en losse aantekeningen bij elkaar gezocht voor de declaratie.
Met Total Workspace
Uren per zaak worden uit Google Calendar in Sheets verzameld, en het maandoverzicht per cliënt staat als PDF klaar.
Werkend voorbeeld
Zie het zelf werken
Een werkend voorbeeld van dossierbeheer, documentgeneratie en urenregistratie voor een advocatenkantoor, met fictieve gegevens. Klik door de dossiers, documenten en uren om te zien hoe het in de praktijk werkt.
Probeer het werkende voorbeeld, opent in nieuw tabbladAndere diensten
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen van Advocaten- & Advieskantoren.
Direct advies voor Advocaten- & Advieskantoren
Wij reageren binnen 1 werkdag met een eerlijk en concreet antwoord.
Waarmee kunnen wij u helpen?
U wilt eerst weten wat er kan. Kies waar uw vraag over gaat, dan krijgt u binnen 1 werkdag een eerlijk en concreet antwoord.
U wilt weten wat het kost. Kies wat het best past, dan ontvangt u een offerte op maat.
U wilt overstappen of iets nieuws inrichten. Vertel waar u vandaan komt, dan plannen we de overstap samen.
U bent al klant en heeft een vraag of melding. Kies het onderwerp, dan pakken wij het op.