Antwoorden op de meest gestelde vragen van Advocaten- & Advieskantoren.
Voldoet Google Workspace aan de AVG voor advocatenkantoren?
Ja. Google Workspace voldoet aan de AVG en slaat gegevens standaard op in Europese datacenters. Voor advocatenkantoren configureren wij aanvullend rolgebaseerde toegangsrechten, audit logging en DLP-beleid zodat cliëntdata nooit buiten de bevoegde gebruikers lekt. Wij documenteren dit zodat u het kunt aantonen tegenover cliënten en toezichthouders.
Kunnen wij cliëntdossiers veilig delen via Google Drive?
Ja. Met Google Drive Shared Drives richt u per cliënt of zaak een afgeschermde mapstructuur in. Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang. Extern delen met cliënten of deurwaarders kan via een beveiligde link met vervaldatum, zonder dat zij toegang krijgen tot andere dossiers.
Wat is Google Vault en hebben wij dat nodig?
Google Vault is het eDiscovery- en archiveringssysteem van Google Workspace. Het bewaart automatisch alle e-mail en documenten conform instelbare bewaartermijnen en maakt juridische holds mogelijk. Voor kantoren met wettelijke bewaartermijnen is Vault een aanrader.
Kunnen we documenten automatisch genereren vanuit sjablonen?
Ja. Via Google Apps Script kunt u contracten, brieven en processtukken automatisch aanmaken op basis van cliëntgegevens. Het document wordt direct opgeslagen in het juiste dossier in Drive. Dit bespaart uren per week aan handmatig kopiëren en aanpassen.
Hoe beveiligen jullie accounts van medewerkers die thuiswerken?
Via Context-Aware Access leggen wij vast dat medewerkers alleen kunnen inloggen vanaf goedgekeurde apparaten en locaties. Gecombineerd met verplichte MFA is de kans op ongeautoriseerde toegang vrijwel nul. Bij verlies van een laptop wist u het apparaat op afstand.
Wij gebruiken nu Microsoft 365. Wat zijn de voordelen van overstappen?
Google Workspace is eenvoudiger te beheren, beter geïntegreerd voor samenwerking op afstand en biedt sterke beveiliging standaard. Wij begeleiden de volledige migratie zonder downtime: e-mail, kalenders, bestanden en contacten komen allemaal mee.
Wat kost een implementatie voor een advocatenkantoor?
Dat hangt af van het aantal gebruikers, de hoeveelheid te migreren data en de gewenste aanpassingen. Wij geven altijd een gedetailleerde offerte op maat na een eerste gesprek. Er zijn geen verborgen kosten.
Hoe gaan jullie om met de geheimhoudingsplicht (art. 11a Advocatenwet)?
Wij werken conform de strikte regels van de Nederlandse Orde van Advocaten. Onze medewerkers ondertekenen een aanvullende geheimhoudingsverklaring. Technisch combineren we dit met Client-Side Encryption via een externe KMS-provider zodat Google zelf nooit toegang heeft tot uw clientdata. Alle werkzaamheden worden gelogd in een audittrail die u kunt overleggen aan toezichthouders.
Werkt Google Workspace samen met onze juridische software (bijvoorbeeld Basenet, Fidura of Law Manager)?
Ja. Wij bouwen koppelingen tussen Google Workspace en gangbare juridische software via Apps Script en API-integraties. Zo kunnen dossiergegevens automatisch synchroniseren, urenregistratie doorgezet worden naar uw facturatiepakket en documenten direct in het juiste dossier in Drive belanden.
Kunnen wij Google Workspace gebruiken voor videoconferentie met clienten die bezwaren hebben tegen opname?
Ja. Google Meet ondersteunt volledig vertrouwelijke videogesprekken zonder automatische opname of transcriptie. Bij ingeschakelde transcriptie krijgen alle deelnemers een duidelijke indicator. End-to-end encryptie is beschikbaar voor gevoelige gesprekken. De gesprekken worden niet standaard gelogd tenzij u dat zelf inschakelt.
Hoe zorgen jullie voor toegangsbeheer als een medewerker vertrekt?
Bij uitdiensttreding suspenderen we direct het account zodat alle sessies en OAuth-tokens vervallen. We dragen de dossiers over aan de bevoegde collega via de Admin Console, archiveren de mailbox in Vault en verwijderen het account volgens uw retentiebeleid. Het hele proces is gedocumenteerd en voldoet aan de geheimhoudingsplicht.
Bieden jullie ook een oplossing voor digitale dossiervorming conform de Rvt-regels?
Ja. Wij richten een mapstructuur in die aansluit op de Rvt-vereisten voor digitale dossiervorming: per dossier een vaste structuur (correspondentie, processtukken, bewijsstukken, urenregistratie), automatische versiehistorie en een gecontroleerde retentieperiode. Inclusief een bestuurlijke verklaring over AVG-compliance die u kunt overleggen aan de Deken.
Kunnen jullie helpen bij de AVG-conforme migratie uit oude juridische software?
Ja. Wij voeren de migratie uit van legacy-systemen (lokale servers, oude documentbeheerssystemen, Exchange) naar Google Workspace en leveren u een migratierapport dat aantoont welke data is overgezet, waar die nu staat en welke retentieperiodes gelden. Bij de migratie blijft de geheimhoudingsplicht gewaarborgd via encryptie tijdens overdracht en rolgebaseerde toegang na implementatie.
Is Google Workspace ook geschikt voor kleine kantoren met 2 tot 5 advocaten?
Zeker. Juist voor kleinere kantoren is Google Workspace aantrekkelijk: geen serverbeheer, voorspelbare maandelijkse kosten vanaf €13,60 per gebruiker (excl. BTW), en u krijgt direct de beveiliging en samenwerkingstools waar grote kantoren enterprise-oplossingen voor moeten kopen. Onze implementatie neemt voor een kantoor van 5 personen circa 2 weken.