Bestanden Terughalen Na De 25-Dagen Prullenbak Limiet

Een medewerker heeft de prullenbak geleegd. Dertig dagen later beseft hij dat er een cruciaal contract in zat. De standaard Admin Console restore functie gaat maar tot 25 dagen terug. Wat nu? Google Vault is de oplossing, maar je moet er wel van tevoren voor hebben gezorgd dat Vault aanstaat.

Hoe Werkt De 25-Dagengrens?

Bestanden in de Google Drive-prullenbak worden na 30 dagen permanent verwijderd. Via Admin Console > Users > Restore Data kun je data herstellen tot 25 dagen na verwijdering. Na 25 dagen is de Admin Console restore niet meer beschikbaar voor die specifieke bestanden.

Google Vault is een apart systeem dat data bewaart op basis van retentieregels. Als er een actief Vault-retentiebeleid was op het moment van verwijdering, bewaart Vault de data voor de ingestelde periode, ook na de 25-dagengrens van Admin Console.

Stap 1: Controleer Of Vault Aanstaat

Ga naar vault.google.com. Als je Vault in je Workspace-abonnement hebt, kun je hier inloggen. Vault is inbegrepen in Business Plus en Enterprise. Voor Starter en Standard heb je een aparte Vault-add-on nodig.

Stap 2: Maak Een Matter Aan

In Vault ga je naar Matters > Create matter. Geef de zaak een naam (bijv. "Herstel contract jan@bedrijf.nl 2026"). Voeg de relevante gebruikers toe als custodians.

Stap 3: Zoek Het Bestand

Ga naar Search > Drive. Filter op:

• Custodian: het e-mailadres van de medewerker
• Date range: de periode rond de verwijderdatum
• Keywords: naam van het bestand of inhoud

Klik op Search. Vault toont alle bestanden die overeenkomen, ook verwijderde bestanden die onder een retentiebeleid vallen.

Stap 4: Exporteer En Geef Terug

Selecteer het bestand en klik op "Export". Vault maakt een exportpakket dat je kunt downloaden. Het bestand zit erin als Google-formaat of als geexporteerd bestand. Je kunt het importeren in Drive en terugzetten voor de medewerker.

Vault Retentiebeleid Instellen (Preventie)

Als je nog geen retentiebeleid hebt, stel dat nu in. Ga naar Vault > Retention > Create rule. Stel een bewaringsperiode in, bijv. 7 jaar voor zakelijke correspondentie en bestanden. Na het verstrijken van de periode verwijdert Vault de data automatisch.

Als Je Geen Vault Hebt

Zonder Vault en na de 25-dagentermijn is er helaas geen manier om bestanden te herstellen via Google. Preventieve maatregelen voor de toekomst:

• Schakel Vault in (Business Plus of een Vault add-on)
• Instrueer medewerkers om de prullenbak niet te legen voordat ze zeker zijn van verwijdering
• Overweeg een derde partij back-up tool voor Drive