IT-oplossingen voor Stichtingen en Non-profit Organisaties
Uw organisatie maakt een groot maatschappelijk verschil met beperkte middelen. Wij zorgen dat u maximaal profiteert van Google for Nonprofits-kortingen en bouwen een efficiënte digitale samenwerking, ook voor vrijwilligers.
Ontdek wat Google for Nonprofits voor u betekentHerkenbare uitdagingen
- Beperkt IT-budget terwijl digitale tools onmisbaar zijn
- Vrijwilligers en medewerkers werken vanuit verschillende locaties
- Donateurs- en begunstigingsdata AVG-conform beheren
- Rapportages en subsidieaanvragen kosten veel manueel werk
Waarom Total Workspace voor stichtingen en non-profits?
Omdat een stichting met een beperkt budget toch een professionele en veilige werkplek nodig heeft voor medewerkers en vrijwilligers. Wij begeleiden de aanvraag voor Google for Nonprofits, richten gedeelde mappen voor projectteams in, beschermen donateursgegevens met strikte toegangsrechten en automatiseren rapportages voor bestuur en subsidieverstrekkers.
-
Voor wie
Stichtingen, verenigingen en andere non-profitorganisaties met betaalde krachten en vrijwilligers op verschillende locaties, die donateurs- of deelnemersgegevens beheren en verantwoording afleggen aan een bestuur of subsidiegever.
-
Onze werkwijze
We beginnen met de aanvraag voor Google for Nonprofits en een inventarisatie van wie met welke gegevens werkt. Daarna richten we Drive in per project of team, geven we externe vrijwilligers alleen toegang tot hun eigen mappen, leggen we de donateursadministratie vast in Sheets met duidelijke rechten en retentieregels, en bouwen we formulieren en rapportages die zichzelf bijwerken.
-
Het resultaat
Een betaalbare, goed beveiligde werkplek, vrijwilligers die zelf vinden wat ze nodig hebben, en rapportages die klaarstaan zonder dat iemand avonden lang cijfers verzamelt.
Zo helpen wij Stichtingen & Non-profits
Concrete oplossingen die direct impact hebben op uw werkprocessen, productiviteit en veiligheid.
Google for Nonprofits Registratie
Wij begeleiden uw aanvraag voor Google for Nonprofits. Hiermee ontvangt u Google Workspace for Nonprofits, Google Ad Grants tot $10.000/maand en YouTube Nonprofit Program.
Google WorkspaceSamenwerken met Vrijwilligers
Gedeelde Drive-mappen voor projectteams met vrijwilligers. Externe gasten krijgen toegang tot specifieke mappen zonder een eigen Google-account nodig te hebben.
Google WorkspaceAVG-conform Donateursbeheer
Donateursdatabases in Google Sheets met strikte toegangsrechten en automatische retentiebeleidsregels. Volledig AVG-compliant met auditlog voor alle wijzigingen.
CybersecurityAutomatische Rapportgeneratie
Maandelijkse activiteiten- en financiële rapportages worden automatisch gegenereerd vanuit Google Sheets en verstuurd als PDF naar het bestuur en subsidieverstrekkers.
ProcesautomatiseringEvenementenbeheer
Google Forms voor aanmeldingen, Google Calendar voor evenementenplanning en automatische herinneringen voor deelnemers. Alles gekoppeld aan een centrale Sheets-database.
ProcesautomatiseringSubsidie- en projectadministratie
Centrale projectdossiers in Drive met tijdlijnbeheer, budgetoverzichten en verantwoordingsdocumentatie. Voldoe eenvoudig aan rapportagevereisten van subsidieverstrekkers.
Data dashboardsVeilig dossiersbeheer
Gestructureerde dossieropbouw in Google Drive met rolgebaseerde toegangsrechten per project of deelnemer. Bestanden altijd vindbaar, toegang altijd controleerbaar.
Google WorkspaceVeilig materiaaloverzicht
Centrale beheeromgeving voor materialen, inventaris en uitleen via Google Sheets met automatische meldingen bij reserveringen of tekorten.
ProcesautomatiseringVoorbeeldscenario
Een werkdag, voor en na
Een gewone werkdag bij een stichting, vóór en na de inrichting. Dit is een voorbeeldscenario, geen verslag van een bestaande klant.
-
09:00
Rooster voor het weekend
Zo gaat het nu
De coördinator belt en appt vrijwilligers af om gaten in het rooster te vullen.
Met Total Workspace
Vrijwilligers geven hun beschikbaarheid via een formulier door, en het rooster in de gedeelde agenda laat direct zien waar nog iemand nodig is.
-
11:00
Nieuwe vrijwilliger
Zo gaat het nu
Documenten worden per e-mail rondgestuurd en niemand weet meer welke versie de laatste is.
Met Total Workspace
De nieuwe vrijwilliger krijgt toegang tot alleen de map van zijn project, met de actuele documenten.
-
14:00
Aanmeldingen voor een activiteit
Zo gaat het nu
Aanmeldingen komen binnen via e-mail, telefoon en losse lijstjes.
Met Total Workspace
Deelnemers melden zich aan via een formulier, alles komt in één overzicht en ze krijgen vanzelf een herinnering.
-
16:30
Rapportage voor het bestuur
Zo gaat het nu
Aan het eind van de maand worden cijfers uit verschillende bestanden bij elkaar gezocht.
Met Total Workspace
De maandrapportage wordt uit de gegevens in Sheets gemaakt en als PDF naar het bestuur gestuurd.
Werkend voorbeeld
Zie het zelf werken
Een werkend voorbeeld van vrijwilligersplanning, evenementen en donaties voor een stichting, met fictieve gegevens. Bekijk hoe roosters, aanmeldingen en giften in één overzicht samenkomen.
Probeer het werkende voorbeeld, opent in nieuw tabbladAndere diensten
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de meest gestelde vragen van Stichtingen & Non-profits.
Direct advies voor Stichtingen & Non-profits
Wij reageren binnen 1 werkdag met een eerlijk en concreet antwoord.
Waarmee kunnen wij u helpen?
U wilt eerst weten wat er kan. Kies waar uw vraag over gaat, dan krijgt u binnen 1 werkdag een eerlijk en concreet antwoord.
U wilt weten wat het kost. Kies wat het best past, dan ontvangt u een offerte op maat.
U wilt overstappen of iets nieuws inrichten. Vertel waar u vandaan komt, dan plannen we de overstap samen.
U bent al klant en heeft een vraag of melding. Kies het onderwerp, dan pakken wij het op.