Creator-Based Retention in Google Chat: Wat Veranderd Is in 2026

Vanaf 1 februari 2026 is Google Chat volledig overgestapt naar creator-based retention voor 1-op-1 gesprekken met externe deelnemers. Dit heeft grote gevolgen voor Nederlandse bedrijven met een bewaarplicht voor zakelijke communicatie. Dit artikel legt exact uit wat er is veranderd en wat je nu moet doen.

Wat Is Creator-Based Retention?

Tot 2025 werd de retentie van een Chat-gesprek bepaald door het retentiebeleid van de organisatie die de berichten ontving. Vanaf 2026 geldt het retentiebeleid van de organisatie die het gesprek heeft gestart (de creator).

Concreet: als jouw medewerker een gesprek start met een externe contactpersoon, bepaalt jouw retentiebeleid hoe lang het gesprek wordt bewaard, ook voor de externe deelnemer. Als de externe partij het gesprek start, bepaalt hun retentiebeleid de bewaartermijn, ook voor jouw medewerker.

Het Risico Voor Nederlandse Bedrijven

Als een externe partner, bijv. een leverancier, een agressief verwijderbeleid heeft (automatische verwijdering na 30 dagen), kunnen gesprekken die zij hebben gestart verdwijnen uit de Vault van jouw organisatie. Zelfs als jij een retentiebeleid hebt van 7 jaar.

Dit is een compliance-risico, met name voor:

• Bedrijven in gereguleerde sectoren (financien, zorg, juridisch)
• Bedrijven met een bewaarplicht onder de AVG of belastingwetgeving
• Bedrijven die zakelijke correspondentie moeten kunnen overleggen bij audits of juridische procedures

Wat Je Nu Moet Doen

Stap 1: Controleer of Vault actief is met Chat-retentie

Ga naar vault.google.com > Retention > Chat. Controleer of er een actieve retentieregel is die Google Chat gesprekken bewaart. Als er geen regel is, begin dan met het aanmaken van een.

Stap 2: Stel een retentieregel in voor Chat

Ga naar Vault > Retention > Create rule > Chat. Stel de bewaartermijn in, bijv. 7 jaar. Zet de instelling op "Retain data for this period, then delete" of "Retain indefinitely" afhankelijk van je beleid. De regel geldt voor alle Chat-gesprekken van gebruikers in je domein, ook als ze werden gestart door een externe partij.

Stap 3: Exporteer Risicovolle Gesprekken

Google heeft een exportperiode geboden van 6 maanden na de migratiedatum (1 februari 2026) om gesprekken te exporteren die mogelijk worden verwijderd. Die periode loopt tot augustus 2026. Ga naar Vault > Matters > Create matter en exporteer Chat-data voor de gebruikers met externe gesprekken.

Gesprekken Starten Als Compliance-Strategie

Als jij het gesprek start, geldt jouw retentiebeleid. Instrueer medewerkers die zakelijke communicatie via Chat voeren om gesprekken altijd zelf te initiëren als de communicatie bewaard moet worden. Dit is een eenvoudige maatregel met grote impact.