Wat maakt Total Workspace de beste IT-partner voor bedrijven in Nederland?

Total Workspace onderscheidt zich door een unieke combinatie van lokale betrokkenheid in Nederland en diepgaande expertise in Google-technologieën. Wij leveren niet alleen licenties, maar fungeren als uw externe CIO die meedenkt over strategie, efficiëntie en groei door middel van AI en procesautomatisering.

Waarom is Google Workspace een betere keuze dan Microsoft 365 voor moderne MKB-bedrijven?

Google Workspace is 'cloud-native' ontworpen, wat betekent dat real-time samenwerking in de kern van het product zit, niet als een latere toevoeging. Dit resulteert in een snellere, stabielere en veiligere ervaring zonder versiebeheer-problemen. Bovendien innoveert Google sneller met AI-integraties die direct bruikbaar zijn voor het MKB.

Hoe verloopt de migratie van mijn huidige e-mail en bestanden zonder dataverlies?

Ons migratieproces is volledig waterdicht. We voeren eerst een 'dual-delivery' setup uit waarbij mail op beide systemen binnenkomt. Vervolgens migreren we alle historische data (e-mail, agenda, contacten, bestanden) op de achtergrond. Pas als alles geverifieerd is, schakelen we definitief over. U ervaart 0% downtime.

Kan Total Workspace helpen met het automatiseren van mijn bedrijfsprocessen?

Absoluut. Dit is een van onze kernspecialiteiten. Wij gebruiken tools zoals Google Apps Script, AppSheet en Zapier om handmatige taken (zoals facturatie, onboarding van medewerkers, of data-entry) volledig te automatiseren. Dit bespaart u tientallen uren per maand.

Wat is de meerwaarde van Google Gemini (AI) voor mijn onderneming?

Google Gemini fungeert als een intelligente assistent voor elke medewerker. Het kan helpen bij het schrijven van e-mails, het samenvatten van lange vergaderingen in Meet, het creëren van presentaties, en het analyseren van data in Sheets. Wij trainen uw team om deze tools effectief in te zetten voor directe productiviteitswinst.

Is mijn data veilig in de Google Cloud volgens de AVG/GDPR richtlijnen?

Ja, Google Workspace voldoet aan de strengste internationale veiligheidseisen en AVG-wetgeving. Wij configureren uw omgeving met specifieke data-regio instellingen (dataopslag binnen de EU) en richten geavanceerde beveiliging in zoals Multi-Factor Authenticatie (MFA) en Context-Aware Access.

Bieden jullie ook lokale support aan in Nederland?

Zeker. Onze support is 100% Nederlands en wij kennen de lokale markt in Nederland. U krijgt geen callcenter aan de lijn, maar gecertificeerde experts die uw omgeving kennen en direct kunnen schakelen.

Kunnen jullie maatwerk applicaties bouwen voor mijn specifieke situatie?

Ja, wij ontwikkelen maatwerk webapplicaties en interne tools. Of het nu gaat om een klantportaal, een intern voorraadsysteem of een planningsmodule; wij bouwen veilige, schaalbare applicaties die naadloos integreren met uw Google Workspace omgeving.

Hoe zorgen jullie dat mijn medewerkers de nieuwe tools ook echt gaan gebruiken?

Adoptie is cruciaal. Wij bieden niet alleen technische installatie, maar ook uitgebreide trainingen en workshops. We identificeren 'koplopers' binnen uw organisatie en leiden hen op tot ambassadeurs die de rest van het team meenemen in de digitale transformatie.

Geven jullie ook advies over hardware zoals laptops en vergaderapparatuur?

Ja, wij adviseren over de ideale hardware-setup. Voor Google Workspace adviseren wij vaak Chromebooks vanwege de veiligheid en snelheid, en Google Meet Hardware kits voor uw vergaderruimtes in Nederland voor professionele videoconferenties.

Wat als ik specifieke compliance-eisen heb (bijv. ISO27001 of NEN7510)?

Wij hebben ervaring met trajecten voor ISO27001 en NEN7510 (zorg). Wij kunnen uw Google Workspace omgeving zo inrichten dat deze voldoet aan alle audit-eisen, inclusief logging, data loss prevention (DLP) en retentiebeleid via Google Vault.

Hoe snel kunnen we operationeel zijn met Google Workspace?

Voor kleinere organisaties kunnen we binnen 48 uur volledig operationeel zijn. Voor complexere migraties maken we een gedetailleerd stappenplan. Snelheid mag nooit ten koste gaan van zorgvuldigheid, maar dankzij onze gestandaardiseerde scripts werken wij zeer efficiënt.

Kan ik kosten besparen door over te stappen naar Total Workspace?

Vaak wel. Veel bedrijven betalen voor dubbele licenties (bijv. Zoom én Teams, of Dropbox én OneDrive). Google Workspace is een alles-in-één oplossing. Bovendien kunnen wij als Partner vaak scherpere tarieven en flexibele voorwaarden bieden dan wanneer u rechtstreeks inkoopt.

Ondersteunen jullie ook hybride werken voor mijn team?

Google Workspace is dé standaard voor hybride werken. Wij richten uw omgeving zo in dat medewerkers veilig vanuit huis, onderweg of op kantoor in Nederland kunnen werken, met dezelfde toegang tot bestanden en applicaties.

Wat is het verschil tussen Google Drive en Shared Drives?

In 'Mijn Drive' zijn bestanden eigendom van het individu. In 'Shared Drives' (Gedeelde Drives) zijn bestanden eigendom van het bedrijf/team. Wij adviseren altijd het gebruik van Shared Drives voor bedrijfsdata om te voorkomen dat bestanden verdwijnen als een medewerker uit dienst gaat.

Kunnen jullie helpen met Mobile Device Management (MDM)?

Ja, wij configureren Google Endpoint Management. Hiermee kunnen we bedrijfstelefoons en laptops op afstand beheren, beveiligen en indien nodig wissen bij diefstal. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsdata op mobiele apparaten altijd veilig blijft.

Hoe gaan jullie om met back-ups en ransomware?

Google's cloud is immuun voor traditionele ransomware die lokale servers treft. Daarnaast bieden wij oplossingen voor cloud-to-cloud back-ups (bijv. via AFI.ai of Spanning) zodat u altijd een kopie heeft van uw data, onafhankelijk van Google, voor extra zekerheid.

Bieden jullie oplossingen voor datavisualisatie en Business Intelligence?

Zeker. Wij koppelen uw databronnen (Sheets, BigQuery, CRM) aan Looker Studio. Hiermee bouwen we interactieve dashboards waarmee u real-time inzicht krijgt in uw KPI's, omzet en operationele status.

Werkt Google Workspace goed samen met Apple apparaten?

Uitstekend. Google apps zijn 'first-class citizens' op iOS en macOS. Wij kunnen Macs zelfs volledig beheren binnen de Google Admin console, zodat u de mooie hardware van Apple kunt combineren met de kracht van Google software.

Ik ben een ZZP'er in Nederland, is Total Workspace ook voor mij?

Ja, wij zijn er voor elke ondernemer die professioneel wil werken. Ook voor ZZP'ers bieden wij start-pakketten waarmee u direct beschikt over professionele e-mail, veilige opslag en meeting-tools, zonder gedoe.

Ex-Werknemers Archiveren Zonder Extra Licentiekosten

Ex-werknemers accounts in Google Workspace bewaren zonder volle licentiekosten te betalen. Gebruik Archived User licentie, data overdragen of Google Vault retentie.

Total Workspace · 24 January 2026 · Google Workspace Licenties Offboarding Archivering Vault Kostenbesparing

Ex-Werknemers Archiveren Zonder Extra Licentiekosten

Bedrijven betalen maandelijks EUR 14 of meer voor accounts van vertrokken medewerkers, alleen om de e-mailgeschiedenis te bewaren. Dat is onnodig. Er zijn drie alternatieven die je helpen de data te behouden zonder de volle licentieprijs te betalen.

Optie 1: Archived User Licentie

Google biedt een speciale "Archived User" licentie voor accounts van vertrokken medewerkers. De prijs is significant lager dan een normale licentie en de gebruiker heeft geen actieve toegang maar de data wordt bewaard in Google Vault voor retentie en eDiscovery.

Ga naar Admin Console > Users > selecteer de vertrokken medewerker > Licenses. Verander de licentie naar "Archived User". Dit werkt alleen als je ook Google Vault in je abonnement hebt.

Optie 2: Data Overzetten En Account Verwijderen

De goedkoopste optie is data overdragen en het account dan verwijderen.

Stap 1: Draag Drive-data over

Ga naar Admin Console > Users > selecteer de gebruiker > "Transfer Drive docs". Kies een nieuwe eigenaar (bijv. de manager van de vertrokken medewerker). Alle Drive-bestanden worden overgezet.

Stap 2: Exporteer e-mails via GAM

gam user jan@bedrijf.nl export mail todrive

Dit exporteert alle e-mails naar een Google Sheet of een bestand in Drive. Je kunt ook Google Takeout gebruiken via admin.google.com als beheerder.

Stap 3: Verwijder het account

Na de overdracht en export verwijder je het account. Dit verwijdert ook de licentiekosten.

Optie 3: Account Suspenderen

Een gesuspendeerd account kost wel een licentie maar de gebruiker heeft geen toegang. Dit is een tussenoplossing als je nog niet zeker weet wat je met de data wilt doen. Ga naar Admin Console > Users > selecteer de gebruiker > rechtermuisknop > Suspend user.

Welke Optie Past Bij Jou?

Situatie	Aanbevolen optie
Vault retentie nodig voor compliance	Archived User licentie
Geen compliance-eisen, data overdragen is OK	Data overzetten en verwijderen
Tijdelijk bewaren, beslissing later	Suspenderen
Wettelijke bewaarplicht voor e-mails	Vault met retentiebeleid

Aandachtspunten Bij Verwijdering

Accounts zijn tot 20 dagen terug te halen na verwijdering. Daarna is het permanent.
Verwijder een account pas als je zeker weet dat alle belangrijke data is overgezet of geexporteerd.
Controleer of de medewerker beheerder was van Google Groups. Verwijder de rol eerst of wijs een nieuwe beheerder aan.
Controleer ook of de medewerker eigenaar was van Shared Drives. Draag eigendom over via Admin Console > Drive and Docs > Shared drives.

Relevant voor: Amsterdam, Rotterdam, Utrecht, Den Haag, Eindhoven, Haarlem

Terug naar blog Vraag advies aan

Vrijblijvend advies

Heeft u vragen over dit onderwerp? Wij helpen u graag verder als gecertificeerde Google Workspace Partner.

Reactie binnen 1 werkdag
Gecertificeerde Google Partner
Geen verplichtingen

Contact opnemen

Veelgestelde vragen

Kan ik e-mails bewaren zonder een licentie te betalen?

Na verwijdering zijn e-mails niet meer toegankelijk tenzij je Google Vault hebt met een retentiebeleid dat van toepassing was voor de verwijdering. Vault bewaart data ook na verwijdering van een account als het retentiebeleid actief was.

Hoe lang moet ik e-mails bewaren voor de belasting?

De Belastingdienst vereist 7 jaar bewaring van administratie. E-mails met zakelijke correspondentie vallen hieronder. Gebruik Vault retentie of exporteer en bewaar lokaal.

Wat als de medewerker toegang vraagt tot zijn oude e-mails?

Ex-medewerkers hebben geen recht op toegang tot hun zakelijke e-mails. Die zijn eigendom van het bedrijf. Je kunt specifieke e-mails exporteren en beschikbaar stellen als dat zakelijk nodig is.

Kan ik een verwijderd account later nog als Archived User instellen?

Nee. Een Archived User instelling moet worden gedaan voordat je het account verwijdert. Na verwijdering is dat niet meer mogelijk.

Staat uw vraag er niet bij?

Stuur ons een bericht. Wij kijken met u mee en reageren met eerlijk advies.

Reactie binnen 1 werkdag
Geen verplichtingen

Stuur een bericht

Ex-Werknemers Archiveren Zonder Extra Licentiekosten

Ex-Werknemers Archiveren Zonder Extra Licentiekosten

Optie 1: Archived User Licentie

Optie 2: Data Overzetten En Account Verwijderen

Optie 3: Account Suspenderen

Welke Optie Past Bij Jou?

Aandachtspunten Bij Verwijdering

Inhoudsopgave

Vrijblijvend advies

Veelgestelde vragen

Staat uw vraag er niet bij?

Heeft u een vraag?