Wat maakt Total Workspace de beste IT-partner voor bedrijven in Nederland?

Total Workspace onderscheidt zich door een unieke combinatie van lokale betrokkenheid in Nederland en diepgaande expertise in Google-technologieën. Wij leveren niet alleen licenties, maar fungeren als uw externe CIO die meedenkt over strategie, efficiëntie en groei door middel van AI en procesautomatisering.

Waarom is Google Workspace een betere keuze dan Microsoft 365 voor moderne MKB-bedrijven?

Google Workspace is 'cloud-native' ontworpen, wat betekent dat real-time samenwerking in de kern van het product zit, niet als een latere toevoeging. Dit resulteert in een snellere, stabielere en veiligere ervaring zonder versiebeheer-problemen. Bovendien innoveert Google sneller met AI-integraties die direct bruikbaar zijn voor het MKB.

Hoe verloopt de migratie van mijn huidige e-mail en bestanden zonder dataverlies?

Ons migratieproces is volledig waterdicht. We voeren eerst een 'dual-delivery' setup uit waarbij mail op beide systemen binnenkomt. Vervolgens migreren we alle historische data (e-mail, agenda, contacten, bestanden) op de achtergrond. Pas als alles geverifieerd is, schakelen we definitief over. U ervaart 0% downtime.

Kan Total Workspace helpen met het automatiseren van mijn bedrijfsprocessen?

Absoluut. Dit is een van onze kernspecialiteiten. Wij gebruiken tools zoals Google Apps Script, AppSheet en Zapier om handmatige taken (zoals facturatie, onboarding van medewerkers, of data-entry) volledig te automatiseren. Dit bespaart u tientallen uren per maand.

Wat is de meerwaarde van Google Gemini (AI) voor mijn onderneming?

Google Gemini fungeert als een intelligente assistent voor elke medewerker. Het kan helpen bij het schrijven van e-mails, het samenvatten van lange vergaderingen in Meet, het creëren van presentaties, en het analyseren van data in Sheets. Wij trainen uw team om deze tools effectief in te zetten voor directe productiviteitswinst.

Is mijn data veilig in de Google Cloud volgens de AVG/GDPR richtlijnen?

Ja, Google Workspace voldoet aan de strengste internationale veiligheidseisen en AVG-wetgeving. Wij configureren uw omgeving met specifieke data-regio instellingen (dataopslag binnen de EU) en richten geavanceerde beveiliging in zoals Multi-Factor Authenticatie (MFA) en Context-Aware Access.

Bieden jullie ook lokale support aan in Nederland?

Zeker. Onze support is 100% Nederlands en wij kennen de lokale markt in Nederland. U krijgt geen callcenter aan de lijn, maar gecertificeerde experts die uw omgeving kennen en direct kunnen schakelen.

Kunnen jullie maatwerk applicaties bouwen voor mijn specifieke situatie?

Ja, wij ontwikkelen maatwerk webapplicaties en interne tools. Of het nu gaat om een klantportaal, een intern voorraadsysteem of een planningsmodule; wij bouwen veilige, schaalbare applicaties die naadloos integreren met uw Google Workspace omgeving.

Hoe zorgen jullie dat mijn medewerkers de nieuwe tools ook echt gaan gebruiken?

Adoptie is cruciaal. Wij bieden niet alleen technische installatie, maar ook uitgebreide trainingen en workshops. We identificeren 'koplopers' binnen uw organisatie en leiden hen op tot ambassadeurs die de rest van het team meenemen in de digitale transformatie.

Geven jullie ook advies over hardware zoals laptops en vergaderapparatuur?

Ja, wij adviseren over de ideale hardware-setup. Voor Google Workspace adviseren wij vaak Chromebooks vanwege de veiligheid en snelheid, en Google Meet Hardware kits voor uw vergaderruimtes in Nederland voor professionele videoconferenties.

Wat als ik specifieke compliance-eisen heb (bijv. ISO27001 of NEN7510)?

Wij hebben ervaring met trajecten voor ISO27001 en NEN7510 (zorg). Wij kunnen uw Google Workspace omgeving zo inrichten dat deze voldoet aan alle audit-eisen, inclusief logging, data loss prevention (DLP) en retentiebeleid via Google Vault.

Hoe snel kunnen we operationeel zijn met Google Workspace?

Voor kleinere organisaties kunnen we binnen 48 uur volledig operationeel zijn. Voor complexere migraties maken we een gedetailleerd stappenplan. Snelheid mag nooit ten koste gaan van zorgvuldigheid, maar dankzij onze gestandaardiseerde scripts werken wij zeer efficiënt.

Kan ik kosten besparen door over te stappen naar Total Workspace?

Vaak wel. Veel bedrijven betalen voor dubbele licenties (bijv. Zoom én Teams, of Dropbox én OneDrive). Google Workspace is een alles-in-één oplossing. Bovendien kunnen wij als Partner vaak scherpere tarieven en flexibele voorwaarden bieden dan wanneer u rechtstreeks inkoopt.

Ondersteunen jullie ook hybride werken voor mijn team?

Google Workspace is dé standaard voor hybride werken. Wij richten uw omgeving zo in dat medewerkers veilig vanuit huis, onderweg of op kantoor in Nederland kunnen werken, met dezelfde toegang tot bestanden en applicaties.

Wat is het verschil tussen Google Drive en Shared Drives?

In 'Mijn Drive' zijn bestanden eigendom van het individu. In 'Shared Drives' (Gedeelde Drives) zijn bestanden eigendom van het bedrijf/team. Wij adviseren altijd het gebruik van Shared Drives voor bedrijfsdata om te voorkomen dat bestanden verdwijnen als een medewerker uit dienst gaat.

Kunnen jullie helpen met Mobile Device Management (MDM)?

Ja, wij configureren Google Endpoint Management. Hiermee kunnen we bedrijfstelefoons en laptops op afstand beheren, beveiligen en indien nodig wissen bij diefstal. Dit zorgt ervoor dat bedrijfsdata op mobiele apparaten altijd veilig blijft.

Hoe gaan jullie om met back-ups en ransomware?

Google's cloud is immuun voor traditionele ransomware die lokale servers treft. Daarnaast bieden wij oplossingen voor cloud-to-cloud back-ups (bijv. via AFI.ai of Spanning) zodat u altijd een kopie heeft van uw data, onafhankelijk van Google, voor extra zekerheid.

Bieden jullie oplossingen voor datavisualisatie en Business Intelligence?

Zeker. Wij koppelen uw databronnen (Sheets, BigQuery, CRM) aan Looker Studio. Hiermee bouwen we interactieve dashboards waarmee u real-time inzicht krijgt in uw KPI's, omzet en operationele status.

Werkt Google Workspace goed samen met Apple apparaten?

Uitstekend. Google apps zijn 'first-class citizens' op iOS en macOS. Wij kunnen Macs zelfs volledig beheren binnen de Google Admin console, zodat u de mooie hardware van Apple kunt combineren met de kracht van Google software.

Ik ben een ZZP'er in Nederland, is Total Workspace ook voor mij?

Ja, wij zijn er voor elke ondernemer die professioneel wil werken. Ook voor ZZP'ers bieden wij start-pakketten waarmee u direct beschikt over professionele e-mail, veilige opslag en meeting-tools, zonder gedoe.

M365 Shared Mailbox Migreren Naar Google Workspace

M365 Shared Mailbox migreren naar Google Workspace zonder extra licentiekosten? Gebruik een Google Group als Collaborative Inbox. Stap voor stap uitgelegd.

Total Workspace · 19 January 2026 · Google Workspace M365 Migratie Shared Mailbox Collaborative Inbox Google Groups

M365 Shared Mailbox Migreren Naar Google Workspace

Microsoft 365 biedt gratis "Shared Mailboxes": een gedeeld e-mailadres zonder extra licentie. Google Workspace kent dit concept niet standaard, waardoor een migratie naar Workspace lijkt te betekenen dat je voor elk gedeeld adres een extra licentie moet kopen. Dat klopt niet. De oplossing is een Google Group als Collaborative Inbox.

Het Probleem Met Gedeelde Mailboxen

Een gedeeld adres als info@bedrijf.nl of support@bedrijf.nl heeft bij M365 geen eigen licentie nodig. Bij Workspace zou je normaal gesproken een volledige gebruikerslicentie moeten betalen voor elk zo'n adres. Bij 5 gedeelde adressen kost dat EUR 35 tot EUR 110 per maand extra. Dat is onnodig.

De Oplossing: Google Group als Collaborative Inbox

Een Google Group is gratis. Je kunt er een e-mailadres aan geven (info@bedrijf.nl), meerdere medewerkers als lid toevoegen en de Group instellen als "Collaborative Inbox". Medewerkers kunnen dan mails toewijzen, beantwoorden en archiveren vanuit hun eigen account. Niemand deelt een wachtwoord.

Stap voor Stap Instellen

Stap 1: Maak een Google Group aan

Ga naar Admin Console > Directory > Groups > Create group. Geef de group het gewenste e-mailadres (bijv. info@bedrijf.nl). Kies als toegangsniveau "Team" of pas het aan naar je wensen.

Stap 2: Voeg leden toe

Voeg de medewerkers toe die toegang moeten hebben tot de inbox. Geef ze de rol "Member" of "Manager" afhankelijk van wat ze mogen doen.

Stap 3: Zet Collaborative Inbox aan

Ga naar Google Groups (groups.google.com), open de group, ga naar Group settings > Enable additional Google Groups features > Collaborative Inbox. Zet dit aan.

Stap 4: Sta "Send As" toe

Wil je dat medewerkers kunnen antwoorden vanuit info@bedrijf.nl in plaats van hun eigen adres? Ga naar Admin Console > Apps > Google Workspace > Gmail > Default routing. Voeg een "Send As" alias toe voor de groepsleden, of laat medewerkers dit zelf instellen via Gmail instellingen > Accounts > Send mail as.

Stap 5: Migreer bestaande mails

Voor het migreren van bestaande mailboxen vanuit M365 heeft Google in 2026 een Data Import Service uitgebracht die tot 5x sneller migreert dan oudere tools. Ga naar Admin Console > Data Migration voor de opties.

Hoe Werkt De Collaborative Inbox?

Medewerkers loggen in met hun eigen account en gaan naar groups.google.com. Ze zien de inbox van de group. Ze kunnen een mail "Take" (claimen voor zichzelf), een label "In Progress" geven, en na afhandeling "Mark as complete". Zo weet iedereen wat al is beantwoord.

Limieten En Aandachtspunten

Google Groups heeft een verzendlimiet van 10.000 e-mails per dag.
Collaborative Inbox heeft minder functies dan een volwaardige helpdesksoftware.
Voor grotere klantenserviceteams is een tool als Freshdesk of Zendesk beter.
Shared Drive-bestanden zijn niet direct zichtbaar in de Group maar je kunt er wel naar linken.

Relevant voor: Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Eindhoven, Tilburg, Breda

Terug naar blog Vraag advies aan

Vrijblijvend advies

Heeft u vragen over dit onderwerp? Wij helpen u graag verder als gecertificeerde Google Workspace Partner.

Reactie binnen 1 werkdag
Gecertificeerde Google Partner
Geen verplichtingen

Contact opnemen

Veelgestelde vragen

Kan ik een bestaand M365 Shared Mailbox-adres direct gebruiken als Google Group?

Ja, als het domein al in Google Workspace is ingesteld. Maak de group aan met hetzelfde e-mailadres. Let op dat je het M365-adres eerst deactiveert voordat je het in Workspace activeert om mailconflicten te voorkomen.

Kunnen externe partijen ook mailen naar de Group?

Ja, als je in de Group settings "External" of "Anyone on the web" kiest voor wie mag posten. Stel dit in op basis van je beveiligingswensen.

Hoe verschilt dit van een Shared Drive?

Collaborative Inbox is voor e-mail. Shared Drive is voor bestanden. Ze zijn complementair maar los van elkaar.

Hebben alle groepsleden automatisch toegang tot mails die binnenkomen voordat ze lid werden?

Nee, standaard zien leden alleen mails die na hun lidmaatschap zijn ontvangen. Oudere mails zijn zichtbaar als de archief-instelling aan staat.

Staat uw vraag er niet bij?

Stuur ons een bericht. Wij kijken met u mee en reageren met eerlijk advies.

Reactie binnen 1 werkdag
Geen verplichtingen

Stuur een bericht

M365 Shared Mailbox Migreren Naar Google Workspace

M365 Shared Mailbox Migreren Naar Google Workspace

Het Probleem Met Gedeelde Mailboxen

De Oplossing: Google Group als Collaborative Inbox

Stap voor Stap Instellen

Hoe Werkt De Collaborative Inbox?

Limieten En Aandachtspunten

Inhoudsopgave

Vrijblijvend advies

Veelgestelde vragen

Staat uw vraag er niet bij?

Heeft u een vraag?