Onverwachte Google Workspace Facturen Stoppen

Je hebt je Google Workspace abonnement opgezegd, maar Google blijft afschrijven. Of je ontvangt een rekening voor licenties die je niet meer gebruikt. Dit is een van de meest voorkomende klachten op het Google Workspace forum en het heeft altijd dezelfde oorzaak: opzegging is niet hetzelfde als annulering van automatische verlenging.

Waarom Blijft Google Afschrijven?

Google Workspace werkt met jaarlijkse of maandelijkse contracten die automatisch verlengen. Als je een abonnement "opzegt" via de verkeerde weg, denk je dat het klaar is, maar loopt het gewoon door. Veel gebruikers klikken op "downgrade" in plaats van "cancel", of ze nemen contact op met een reseller die de opzegging niet doorvoert bij Google.

Een tweede oorzaak: je betaalt voor meer licenties dan je gebruikers. Als je medewerkers vertrekt zijn gegaan maar hun licentie niet is verwijderd, betaal je gewoon door.

Hoe Stop Je De Afschrijvingen

Stap 1: Controleer de huidige abonnementsstatus

Ga naar Admin Console > Billing > Subscriptions. Hier zie je elk actief abonnement met de status. Staat er "Active" zonder "Cancellation scheduled"? Dan loopt het door.

Stap 2: Annuleer het abonnement correct

Klik op het abonnement dat je wilt stoppen. Kies "Cancel subscription". Google vraagt een reden. Bevestig de annulering. Je ontvangt een bevestigingsmail: bewaar die.

Let op: bij een jaarcontract betaal je de resterende maanden nog wel. Annulering stopt toekomstige verlenging, niet de lopende contractperiode.

Stap 3: Verwijder ongebruikte licenties

Ga naar Admin Console > Billing > Subscriptions en klik op de licentie. Kies "Decrease licenses" en zet het aantal op het werkelijke aantal actieve gebruikers. Dit heeft direct effect op de maandfactuur.

Stap 4: Controleer licenties per gebruiker

Ga naar Admin Console > Users. Sorteer op "License". Zie je gebruikers die niet meer bij je werken maar nog een actieve licentie hebben? Verwijder die accounts of zet ze om naar Archived User.

Stap 5: Vraag restitutie aan bij Google

Ben je abusievelijk te veel gefactureerd? Neem via Admin Console contact op met Google Support (vraagteken rechtsonder > Contact support). Vraag om een terugboeking met vermelding van de datum waarop je meende te hebben opgezegd. Google honoreert dit soms met een creditnota.

Als Je Via Een Reseller Betaalt

Betaal je via een IT-partner of reseller? Dan moet de opzegging bij de reseller plaatsvinden, niet direct bij Google. De reseller verwerkt dit vervolgens bij Google. Heb je geen contact meer met die reseller? Gebruik het Google Transfer Token proces om over te stappen naar een andere partner.

Preventie

• Stel een budgetalert in via Admin Console > Billing > Budget alerts.
• Controleer maandelijks of het aantal licenties overeenkomt met het aantal actieve medewerkers.
• Bewaar altijd de bevestigingsmail van een opzegging of wijziging.
• Schakel automatische licentietoewijzing uit als je dat niet bewust wilt gebruiken.