Workspace Intelligence: De Nieuwe AI-Laag In Google Workspace

Google heeft in april 2026 Workspace Intelligence geintroduceerd: een AI-systeem dat onder alle Workspace-apps ligt en Gemini voorziet van realtime inzicht in je werk. Het koppelt wat er staat in je Docs, Slides, Gmail, Drive en Chat met je actieve projecten, collega's en bedrijfskennis. Beheerders hebben volledige controle over welke databronnen worden gebruikt.

Wat Is Workspace Intelligence?

Workspace Intelligence is geen app die je opent maar een laag die werkt in de achtergrond. Voorheen moest je bij elke Gemini-prompt zelf de context meegeven ("bekijk dit document en..."). Workspace Intelligence zorgt dat Gemini automatisch de relevante context heeft zonder dat je die expliciet hoeft te noemen.

Praktische voorbeelden:

• Je vraagt Gemini om een update van project X. Workspace Intelligence zoekt automatisch de meest recente Drive-bestanden, Chatten en e-mails over dat project en combineert die context in het antwoord.
• Je vraagt wie verantwoordelijk is voor een klant. Workspace Intelligence doorzoekt je e-mails en Calendar om het antwoord te vinden.
• Je vraagt om een vergadersamenvatting. Workspace Intelligence haalt de agenda, bijgevoegde documenten en de aantekeningen op.

Admin Controls: Welke Databronnen Zijn Toegestaan?

Als beheerder bepaal je welke databronnen Workspace Intelligence mag gebruiken. Ga naar Admin Console > Generative AI > Workspace Intelligence.

Hier zie je per databron een schakelaar:

• Gmail: aan of uit
• Google Drive: aan of uit
• Google Chat: aan of uit
• Google Calendar: aan of uit

De instelling geldt standaard voor de hele organisatie maar je kunt per OU of groep een andere configuratie instellen. Dit is essentieel als je bepaalde afdelingen (bijv. HR) wilt uitzonderen van AI-data-analyse.

Gemini Enterprise: Nieuwe Locatie In Admin Console

Naast Workspace Intelligence zijn ook de Gemini Enterprise instellingen verplaatst. Ze staan nu in het nieuwe "Generative AI" gedeelte in het linkermenu van de Admin Console, los van waar ze eerder stonden in Google Cloud Platform. Alle bestaande configuraties zijn automatisch gemigreerd.

In dit gedeelte vind je:

• Aan/uit-schakelaar voor Gemini Enterprise
• Data sharing instellingen
• Workspace Intelligence configuratie
• Workspace Studio beheer

Privacy En AVG

Workspace Intelligence verwerkt data binnen de beveiligde Google-infrastructuur. Google treedt op als verwerker onder de Cloud Data Processing Addendum die je als Workspace-klant hebt. De data wordt niet gebruikt voor het trainen van Google's publieke AI-modellen, tenzij je hier expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Onder de AVG ben je verplicht transparant te zijn over hoe AI bedrijfsdata verwerkt. Documenteer in je verwerkingsregister dat Gemini via Workspace Intelligence toegang heeft tot de geconfigureerde databronnen en welke doelstelling dat dient.

Wanneer Zet Je Databronnen Uit?

Overweeg bepaalde databronnen uit te zetten als:

• HR-afdeling: zet Drive uit voor de HR-OU zodat Gemini geen salarisbestanden kan raadplegen
• Juridische afdeling: zet Chat en Gmail uit om vertrouwelijke communicatie te beschermen
• Financien: gebruik Drive Labels + DLP om gevoelige bestanden uit te sluiten van AI