Collaborative Inbox instellen in Google Workspace
Hoe stel je een Collaborative Inbox in Google Workspace in voor support@ en info@ adressen? Stap voor stap instellen, rollen toewijzen en e-mails als team afhandelen.
Een Collaborative Inbox is een gedeeld postvak binnen Google Groups waarmee teams e-mails kunnen ontvangen, toewijzen, beantwoorden en afhandelen. Het is ideaal voor support@, info@, verkoop@ en andere gedeelde e-mailadressen.
Wanneer kies je voor een Collaborative Inbox?
| Gebruik | Collaborative Inbox | Reguliere groep |
|---|---|---|
| Support e-mails afhandelen | Ideaal | Niet geschikt |
| Toewijzen aan teamleden | Ja | Nee |
| Afgehandeld markeren | Ja | Nee |
| Gezamenlijk archief | Ja | Ja |
| Kosten | Geen extra licentie | Geen extra licentie |
Tip: Een Collaborative Inbox is de meest kosteneffectieve oplossing voor gedeelde e-mailadressen in Google Workspace. Er is geen extra licentie nodig.
Stap 1: Google Group aanmaken
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Klik op "Groep maken"
Naam: Support Team
E-mailadres: support@bedrijf.nl
Toegangstype: Privé (alleen beheerde leden)Stap 2: Collaborative Inbox inschakelen
groups.google.com > [Groep] > Beheer > Instellingen
Afdeling: Collaborative Inbox > InschakelenOf via Admin Console:
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Geavanceerde instellingen > Collaborative Inbox: AanStap 3: Rollen toewijzen
Leden van de Collaborative Inbox kunnen verschillende rollen hebben:
| Rol | Rechten |
|---|---|
| Eigenaar | Alles beheren, leden toevoegen |
| Manager | E-mails beheren, toewijzen |
| Lid | E-mails lezen en beantwoorden |
Stap 4: E-mails afhandelen als team
In de Collaborative Inbox zien teamleden:
- Alle binnenkomende e-mails in het gezamenlijke overzicht
- Toewijzing per e-mail (aan wie is dit toegewezen?)
- Status per e-mail: Open, In behandeling, Afgehandeld
E-mail toewijzen:
Open de e-mail in groups.google.com
Klik op "Toewijzen" rechts bovenin
Kies een teamlidAutomatische antwoorden instellen
Stel een automatische bevestiging in voor ontvangers:
groups.google.com > [Groep] > Beheer > E-mailopties
Automatisch antwoord: Uw e-mail is ontvangen en wordt zo snel mogelijk beantwoord.Veelgestelde vragen
Kunnen teamleden e-mails beantwoorden vanuit het groeps-e-mailadres?
Ja. Als je een e-mail beantwoordt vanuit de Collaborative Inbox, gaat het antwoord als support@bedrijf.nl eruit, niet als je persoonlijke adres. Controleer wel de instellingen bij "Wie kan posten" om te zien of leden mogen beantwoorden.
Werkt een Collaborative Inbox ook op mobiel?
Beperkt. De volledige Collaborative Inbox-functionaliteit (toewijzen, afgehandeld markeren) werkt het best via de browser op groups.google.com. Op mobiel kun je via de Gmail-app e-mails lezen die zijn gedeeld via de groep, maar niet alle beheerfuncties gebruiken.
Hoe voeg ik een externe e-mail door naar de Collaborative Inbox?
Stel een doorstuuralias in op je domein (bijv. info@bedrijf.nl doorsturen naar support@bedrijf.nl). Dit werkt via Admin Console > Apps > Gmail > Routing.
Kan ik de Collaborative Inbox koppelen aan een ticketsysteem?
Niet direct. Voor professioneel ticketbeheer zijn tools als Freshdesk, Zendesk of AppSheet een betere oplossing. Zie ook ons artikel over AppSheet als helpdesk.
Is er een limiet aan het aantal berichten in een Collaborative Inbox?
Google Groups heeft geen strikt berichtlimiet. Bij zeer grote volumes (duizenden berichten per dag) overweeg je beter een dedicated ticketsysteem.
Hoe exporteer ik de geschiedenis van een Collaborative Inbox?
Via Google Takeout als de groepseigenaar kun je de berichten exporteren als MBOX-bestand. Voor juridische doeleinden gebruik je Google Vault.
Wat is het verschil tussen een Collaborative Inbox en een shared mailbox?
Een shared mailbox (bijv. in Microsoft 365) is een volledig apart postvak. Een Collaborative Inbox is een functie van Google Groups. Het concept is vergelijkbaar maar de implementatie verschilt.
Kunnen externe gebruikers e-mails sturen naar de Collaborative Inbox?
Ja, als je de instelling "Wie mag posten" instelt op "Iedereen op internet". Standaard is dit beperkt tot Workspace-gebruikers.