Collaborative Inbox instellen in Google Workspace

Een Collaborative Inbox is een gedeeld postvak binnen Google Groups waarmee teams e-mails kunnen ontvangen, toewijzen, beantwoorden en afhandelen. Het is ideaal voor support@, info@, verkoop@ en andere gedeelde e-mailadressen.

Wanneer kies je voor een Collaborative Inbox?

Tip: Een Collaborative Inbox is de meest kosteneffectieve oplossing voor gedeelde e-mailadressen in Google Workspace. Er is geen extra licentie nodig.

Stap 1: Google Group aanmaken

Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Klik op "Groep maken"
Naam: Support Team
E-mailadres: support@bedrijf.nl
Toegangstype: Privé (alleen beheerde leden)

Stap 2: Collaborative Inbox inschakelen

groups.google.com > [Groep] > Beheer > Instellingen
Afdeling: Collaborative Inbox > Inschakelen

Of via Admin Console:

Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business
Geavanceerde instellingen > Collaborative Inbox: Aan

Stap 3: Rollen toewijzen

Leden van de Collaborative Inbox kunnen verschillende rollen hebben:

Stap 4: E-mails afhandelen als team

In de Collaborative Inbox zien teamleden:

• Alle binnenkomende e-mails in het gezamenlijke overzicht
• Toewijzing per e-mail (aan wie is dit toegewezen?)
• Status per e-mail: Open, In behandeling, Afgehandeld

E-mail toewijzen:

Open de e-mail in groups.google.com
Klik op "Toewijzen" rechts bovenin
Kies een teamlid

Automatische antwoorden instellen

Stel een automatische bevestiging in voor ontvangers:

groups.google.com > [Groep] > Beheer > E-mailopties
Automatisch antwoord: Uw e-mail is ontvangen en wordt zo snel mogelijk beantwoord.

Conclusie

De Collaborative Inbox is een eenvoudige en kosteneffectieve oplossing voor gedeelde e-mailadressen. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opzetten van Collaborative Inboxes en het trainen van teams.