Privacybeleid

Total Workspace, een handelsnaam van Cloud Captains, gevestigd aan Anna van Hannoverstraat 4, 2595 BJ Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Laatst bijgewerkt:

Contactgegevens

Organisatie
Total Workspace, een handelsnaam van Cloud Captains
Adres
Anna van Hannoverstraat 4, 2595 BJ Den Haag
KvK-nummer
71267875
Website
https://totalworkspace.nl
E-mail
info@totalworkspace.nl
Telefoon
+31 71 799 3116

Persoonsgegevens die wij verwerken

Total Workspace verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Bedrijfsnaam
  • Adresgegevens (als u klant bent)
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in het contactformulier, in correspondentie of telefonisch
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaattype
  • Bankrekeningnummer (als u klant bent)

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@totalworkspace.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Total Workspace verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het beantwoorden van uw aanvraag via het contactformulier of per e-mail, en u daarvan een kopie sturen (grondslag: uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om te reageren).
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
  • Het afhandelen van uw betaling (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
  • Om goederen en diensten bij u af te leveren (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
  • Het verzenden van onze nieuwsbrief, als u zich daarvoor heeft ingeschreven (grondslag: uw toestemming, die u altijd kunt intrekken).
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten (grondslag: uitvoering van de overeenkomst).
  • Het beschermen van onze formulieren tegen spam en misbruik (grondslag: gerechtvaardigd belang).
  • Total Workspace analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren (grondslag: gerechtvaardigd belang, en voor analytische cookies uw toestemming).
  • Total Workspace verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte (grondslag: wettelijke verplichting).

Geautomatiseerde besluitvorming

Total Workspace neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen, dus zonder dat daar een mens tussen zit.

Onze formulieren doen wel twee automatische controles om spam en misbruik te voorkomen:

  • Cloudflare Turnstile controleert of een formulier door een mens wordt ingevuld.
  • Het e-mailadres wordt gecontroleerd op een geldig, zakelijk domein. Adressen van gratis e-mailproviders zoals Gmail en Hotmail worden niet geaccepteerd. Lukt het daardoor niet om het formulier te versturen, dan kunt u ons altijd rechtstreeks mailen of bellen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Total Workspace bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren een bewaartermijn van 2 jaar voor persoonsgegevens, waarna deze worden vernietigd, tenzij een wettelijke bewaarplicht ons verplicht gegevens langer te bewaren.

Uw inschrijving voor de nieuwsbrief bewaren wij tot u zich uitschrijft.

Delen van persoonsgegevens met derden

Total Workspace verstrekt uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Diensten van derden op deze website

Voor het functioneren van deze website maken wij gebruik van de volgende diensten:

  • Webhosting. De website, de formulieren en de database met nieuwsbriefinschrijvingen draaien op onze eigen webserver bij onze hostingpartij.
  • E-mail vanuit het contactformulier. Uw aanvraag wordt vanaf onze webserver per e-mail naar ons verstuurd, samen met uw IP-adres en het tijdstip, en u ontvangt zelf een kopie. Het IP-adres gebruiken wij alleen om misbruik te herkennen.
  • Nieuwsbrief. Bij inschrijving slaan wij uw e-mailadres op, samen met de tekst van uw toestemming, het tijdstip, uw IP-adres en browsergegevens, zodat wij kunnen aantonen dat u zich zelf heeft ingeschreven. De verzending van de nieuwsbrief en het uitschrijven worden centraal door Cloud Captains verzorgd.
  • Matomo. Voor websitestatistieken gebruiken wij Matomo op een eigen server van Cloud Captains (analytics.cloud-captains.com). De gegevens worden niet met andere partijen gedeeld. Zonder uw toestemming meet Matomo zonder cookies; pas als u op “Akkoord” klikt, mag Matomo cookies plaatsen.
  • Cloudflare Turnstile. Om spam tegen te gaan laden onze formulieren Cloudflare Turnstile. Cloudflare verwerkt daarbij technische gegevens zoals uw IP-adres en browsergegevens om te beoordelen of u een mens bent.
  • cdnjs (Cloudflare). Op blogartikelen met codevoorbeelden laden wij de opmaakbibliotheek Prism via cdnjs. Uw browser maakt daarbij verbinding met die server, waardoor uw IP-adres zichtbaar is voor Cloudflare.
  • OpenStreetMap. Op de contactpagina staat een kaart van OpenStreetMap. Bij het laden van die kaart maakt uw browser verbinding met de servers van OpenStreetMap.
  • Google (Firebase Authentication). Alleen beheerders van deze website loggen in met hun Google-account. Voor gewone bezoekers wordt deze dienst niet gebruikt.

De lettertypen en pictogrammen op deze website worden vanaf onze eigen server geladen. Er worden daarvoor geen verbindingen met Google Fonts of andere lettertypediensten gemaakt.

Cookies, of vergelijkbare technieken

Total Workspace gebruikt functionele en analytische cookies en vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken:

  • Sessiecookie (functioneel): beveiligt de formulieren tegen misbruik en vervalt wanneer u de browser sluit.
  • tw_cookie_consent (functioneel): onthoudt 365 dagen of u op “Akkoord” of “Weigeren” heeft geklikt in de cookiemelding.
  • tw_newsletter_seen en tw_newsletter_subscribed (functioneel): voorkomen dat de uitnodiging voor de nieuwsbrief steeds opnieuw verschijnt, respectievelijk 30 en 365 dagen.
  • tw-theme (functioneel, opgeslagen in de browser): onthoudt of u de lichte of donkere weergave heeft gekozen.
  • Matomo (analytisch): alleen na uw toestemming via de cookiemelding. Zonder toestemming meet Matomo zonder cookies.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Total Workspace en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht sturen naar info@totalworkspace.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat we er samen uit kunnen komen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Total Workspace neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij gebruiken onder andere:

  • TLS (voorheen SSL) voor veilige verbindingen, zichtbaar aan het hangslotje in uw browser
  • SPF en DMARC om misbruik van ons e-maildomein te voorkomen
  • Beveiliging van de formulieren tegen spam en vervalste verzoeken

Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact met ons op via info@totalworkspace.nl of +31 71 799 3116.