Externe gasten toevoegen aan Google Workspace Directory

Q: Kunnen externe contacten in de directory inloggen op onze Workspace?

Nee. Externe contacten zijn alleen zichtbaar in de directory voor autocomplete. Ze hebben geen aanmeldmogelijkheid. Alleen Cloud Identity-accounts kunnen inloggen.

Q: Hoe verwijder ik externe contacten als een leverancier niet meer actief is?

Admin Console > Directory > Externe contacten > zoek de contactpersoon > Verwijderen. Of verwijder een hele importbatch via het importbestand met een lege lijst.

Q: Hoe weet ik of een externe partner de bestanden heeft bekeken die ik heb gedeeld?

Via Drive-activiteitsrapporten: Admin Console > Rapporten > Drive-activiteit > filter op het gedeelde bestand. Je ziet wanneer externe gebruikers het bestand hebben geopend.

Q: Kunnen externe gebruikers Google Chat-berichten verwijderen?

Ja, als de Chat-history-instelling dat toestaat. Als beheerder kun je de history verplicht aanzetten via Admin Console > Apps > Google Chat > Chatgeschiedenis.

Q: Hoe beperk ik welke externe domeinen kunnen worden uitgenodigd?

Via Admin Console > Apps > Google Workspace > Drive > Externe domeinen op de whitelist. Voeg alleen vertrouwde domeinen toe en blokkeer alle anderen.

Q: Is er een limiet op het aantal externe contacten?

Er is geen formeel gepubliceerde limiet op het aantal externe contacten in de directory. Praktisch gezien zijn tienduizenden contacten geen probleem.

Q: Kunnen externe gebruikers ook Shared Drives gebruiken?

Ja, als je ze toevoegt als lid van een Shared Drive. Zij kunnen dan bestanden bekijken of bewerken afhankelijk van het toegangsniveau dat je instelt.

Q: Hoe integreer ik externe contacten vanuit een CRM zoals Salesforce?

Via de Admin SDK kun je contacten automatisch synchroniseren vanuit Salesforce of een ander CRM. Dit vereist een custom script of een integratiebeheer.

Hoe voeg je externe gasten en partners toe aan Google Workspace? Van externe directory-contacten en Cloud Identity tot gast-toegang in Chat en beveiligingsinstellingen.

Total Workspace 01 April 2026 2 min leestijd

Externe Gebruikers Cloud Identity Directory Google Chat Gasten Samenwerking Google Workspace

Google Workspace maakt het mogelijk om externe partners, klanten en leveranciers toe te voegen aan de interne directory zonder dat ze een volledig Workspace-account nodig hebben. Dit verbetert samenwerking en maakt het gemakkelijker om externe contacten te vinden en te bereiken.

Opties voor externe gasten in Workspace

Optie	Toegang	Kosten	Wanneer
Gedeelte toegang (Guest Access)	Meet, Drive-bestanden	Geen	Incidentele samenwerking
Cloud Identity Free	Directory, Chat, Meet	Geen licentie	Structurele externe contacten
Externe directory-contacten	Alleen directory (zoeken)	Geen	Contactbeheer

Optie 1: Externe contacten toevoegen aan de directory

Voor externe contacten die medewerkers via autocomplete in Gmail en Directory moeten kunnen vinden:

Admin Console > Directory > Externe contacten
Klik op "Contact toevoegen"
Naam, E-mail, Bedrijf, Telefoonnummer
Sla op

Via bulk-import met een CSV:

Admin Console > Directory > Externe contacten > Importeren
Upload CSV met: First Name, Last Name, Email, Organization

Externe contacten zijn zichtbaar in de Directory en verschijnen in autocomplete bij Gmail en Google Meet.

Tip: Gebruik externe contacten voor vaste leveranciers, accountmanagers bij partners en terugkerende klantcontacten. Dit bespaart medewerkers tijd bij het zoeken naar contactgegevens.

Optie 2: Cloud Identity voor externe partners

Cloud Identity Free geeft externe partners een Google-account dat is gekoppeld aan jouw directory, zonder volledige Workspace-functionaliteit:

Admin Console > Gebruikers > Gebruiker toevoegen
Kies: Cloud Identity (gratis)
Geef de externe gebruiker een account: partner@jouwdomein.nl

Met Cloud Identity kunnen externe gebruikers:

Worden toegevoegd aan Google Groups
Worden uitgenodigd voor Google Chat-ruimtes
Toegang krijgen tot specifieke Drive-mappen
Deelnemen aan Meet-vergaderingen

Optie 3: Gast-toegang in Google Chat

Google Chat ondersteunt directe gast-toegang voor externe gebruikers met een Google-account:

Admin Console > Apps > Google Workspace > Google Chat
Externe gebruikers uitnodigen: Toestaan
Externe gebruikers in ruimtes: Toestaan

Externe gebruikers kunnen worden uitgenodigd voor een Chat-ruimte via hun Google-account (ook een persoonlijk Gmail-account).

Beveiliging en toegangscontrole

Context-Aware Access voor externe accounts:

Admin Console > Beveiliging > Context-Aware Access
Pas een strenger toegangsniveau toe op de Cloud Identity OU
Bijv: Alleen toegang tot bepaalde apps

Drive-deling beperken voor externe gebruikers:

Admin Console > Apps > Google Workspace > Drive en Docs
Deeloptie buiten de organisatie: Toestaan maar met melding
OF: Alleen delen met specifieke vertrouwde domeinen

Conclusie

Het toevoegen van externe gasten en contacten aan Google Workspace maakt samenwerking met partners en klanten efficienter. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opzetten van veilige externe samenwerking in Workspace.

Terug naar blog Vraag advies aan

Veelgestelde vragen

Kunnen externe contacten in de directory inloggen op onze Workspace?

Hoe verwijder ik externe contacten als een leverancier niet meer actief is?

Hoe weet ik of een externe partner de bestanden heeft bekeken die ik heb gedeeld?

Kunnen externe gebruikers Google Chat-berichten verwijderen?

Hoe beperk ik welke externe domeinen kunnen worden uitgenodigd?

Is er een limiet op het aantal externe contacten?

Kunnen externe gebruikers ook Shared Drives gebruiken?

Hoe integreer ik externe contacten vanuit een CRM zoals Salesforce?

Andere artikelen

22 October 2026

Vraag over dit onderwerp?

Wij reageren binnen 1 werkdag met een eerlijk en concreet antwoord.

Onderwerp

Uw gegevens

Waarmee kunnen wij u helpen?

U wilt eerst weten wat er kan. Kies waar uw vraag over gaat, dan krijgt u binnen 1 werkdag een eerlijk en concreet antwoord.