Google Workspace facturen ontvangen en beheren

Een van de meest praktische vragen op het Google Workspace forum: hoe en waar ontvang ik mijn facturen? Veel beheerders missen facturen voor de boekhouding of weten niet hoe ze de facturatiegegevens correct instellen. Dit artikel legt alles uit over de factuurinstelling, downloadopties en belastingaspecten.

Waar vind je je facturen in de Admin Console

Facturen zijn te vinden via:

Admin Console > Facturering > Betalingsrekening

Klik op "Documenten" of "Factuurgeschiedenis". Je ziet hier alle facturen van de afgelopen periode, inclusief creditnota's. Facturen zijn te downloaden als PDF.

Tip: Facturen zijn standaard alleen zichtbaar voor Super Admins en gebruikers met de rol "Facturering bekijken" of "Facturering beheren". Geef je boekhouder de juiste rol zodat zij zelfstandig facturen kunnen downloaden.

Factuurontvanger instellen

Standaard gaan facturen naar het primaire Super Admin-account. Wil je ze naar een ander adres sturen (bijv. financien@bedrijf.nl)?

1. Ga naar Admin Console > Facturering > Betalingsrekening
2. Klik op "Betalingsgegevens bewerken"
3. Voeg een e-mailadres toe bij "Extra ontvangers voor facturen"
4. Sla op

Tip: Voeg altijd de boekhouder toe als extra ontvanger. Zo mist de financiele afdeling nooit een factuur, ook niet als de beheerder ziek is of het bedrijf verlaat.

BTW-nummer instellen voor B2B-facturen

Voor Nederlandse bedrijven is het btw-nummer verplicht op facturen. Zo voeg je het toe:

1. Admin Console > Facturering > Betalingsrekening
2. Klik op "Belastinggegevens"
3. Voer je Nederlandse btw-nummer in (formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers, bijv. NL123456789B01)
4. Sla op

Na het opslaan verschijnt je btw-nummer op alle toekomstige facturen. Bestaande facturen worden niet aangepast.

Betaalmethode wijzigen

Google Workspace ondersteunt betaling via:

Om een betaalmethode toe te voegen of te wijzigen:

Admin Console > Facturering > Betalingsrekening > Betaalmethoden

Abonnement opgezegd maar toch afgeschreven?

Dit is een veelvoorkomend probleem. Controleer of de opzegging correct is verwerkt:

1. Ga naar Admin Console > Facturering > Abonnementen
2. Controleer per abonnement de status
3. Status "Annulering gepland" betekent dat het abonnement stopt aan het einde van de huidige periode
4. Status "Actief" zonder annuleringsdatum betekent dat je nog steeds betaalt

Tip: Google verstuurt een bevestigingsmail bij een succesvolle opzegging. Heb je die mail niet ontvangen? Dan is de opzegging waarschijnlijk niet gelukt.

Factuurperiode en -bedragen begrijpen

Google Workspace factureert maandelijks of jaarlijks, afhankelijk van je contract. Bij maandelijkse facturering wordt aan het begin van elke maand het bedrag voor alle actieve licenties in rekening gebracht.

Proratatie: Als je halverwege de maand licenties toevoegt of verwijdert, wordt het bedrag naar rato berekend. Dit kan verwarrend zijn op de factuur.

Voorbeeld:

10 licenties x 9,99 euro/maand = 99,90 euro
5 licenties halverwege de maand toegevoegd:
5 x 9,99 x 15/30 = 24,98 euro extra
Totaal die maand: 124,88 euro

Facturen exporteren voor de boekhouding

Voor boekhoudpakketten zoals Exact, Unit4 of Twinfield zijn PDF-facturen voldoende. Download ze bulk via:

1. Admin Console > Facturering > Betalingsrekening > Documenten
2. Selecteer de gewenste periode
3. Download elke factuur afzonderlijk als PDF

Er is geen geautomatiseerde export of API-koppeling voor facturen beschikbaar vanuit Google.

Conclusie

Factuurbeheer in Google Workspace is eenvoudig als je weet waar je moet zijn. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven met het correct instellen van facturatiegegevens, inclusief btw-nummer en betalingsmethoden.