Workspace Studio: flows, skills en gems voor beheerders
Complete gids voor Workspace Studio: wat zijn Flows, Skills en Gems, hoe beheer je ze als admin, en hoe stel je beveiliging en ...
Gemini Enterprise is de toegangslaag voor Google's meest geavanceerde AI-functies binnen Google Workspace. Via de admin console regel je licenties, data-toegang, audittrail en integratie met Gemini-agents. Google heeft de admin-controls voor Gemini Enterprise gestroomlijnd: minder verspreide toggles, meer gebundelde overzichten. Dit artikel beschrijft de actuele inrichting.
Onderdelen van Gemini Enterprise
| Functie | Business Standard / Plus | Gemini Enterprise |
|---|---|---|
| Gemini-zijpaneel in Gmail, Docs, Sheets, Slides | Basis | Volledig (met Workspace Intelligence context) |
| Samenvatten en schrijven | Beperkt tot context van 1 document | Cross-app context via Workspace Intelligence |
| Gemini in Meet (transcriptie, samenvatting) | Nee | Ja, inclusief AI Notes |
| NotebookLM Enterprise | Nee | Ja, binnen de Workspace-tenant |
| Gems met Drive-kennisbasis | Beperkt | Volledig, inclusief organisatiebrede publicatie |
| Workspace Studio Flows met Gem-stappen | Beperkt | Volledig |
| Contextvenster | 128K tokens | 1 miljoen tokens |
| Gemini Enterprise agents | Nee | Ja, met Workspace-integratie |
| Data-residency EU | Optioneel | Optioneel |
Gemini Enterprise activeren en licenties toewijzen
Gemini Enterprise is een abonnement dat je afsluit via Google Cloud, niet via het klassieke Workspace-factureringsscherm:
Google Cloud Console > Billing > Manage subscriptions > Create subscription
Selecteer: Gemini Enterprise
Koppel aan: je Workspace-organisatieVervolgens wijs je licenties toe via de Google Workspace Admin Console:
Admin Console > Facturering > Abonnementen > Gemini Enterprise
Licenties toewijzen: per gebruiker / per OU / automatischRecente uitbreiding: de optie Assign licenses automatically. Kies je dit, dan krijgt elke gebruiker die zonder handmatig toegewezen licentie inlogt automatisch een licentie uit het abonnement. Handig voor organisaties die snel opschalen, mits je genoeg licenties hebt gereserveerd.
Of via GAM (Google Apps Manager):
gam user jan@bedrijf.nl add license GEMINI_ENTERPRISE
gam ou /Marketing add license GEMINI_ENTERPRISEAI-instellingen per app beheren
Admin-controls zijn gebundeld in één centraal scherm:
Admin Console > Apps > Google Workspace > Generatieve AIPer app zie je welke Gemini-features actief zijn en kun je dit per OU overrulen:
Gmail:
- Samenvatten van threads
- Smart Compose en Smart Reply
- AI Inbox (prioritering)
- AI Overviews in zoekresultaten
Docs, Sheets, Slides:
- Schrijf- en herschrijfassistentie
- Document-from-scratch generatie
- Formulevoorstellen en data-analyse in Sheets
- Slide generatie op basis van huisstijl-templates
Meet:
- Automatische transcriptie
- Vergadersamenvattingen en AI Notes
- Automatische actiepunten
- Real-time vertaling
Gems beheren:
Admin Console > Apps > Google Workspace > Gemini > Gems
Zichtbaarheid: Alleen beheerders / Alle gebruikers / Specifieke OUs
Externe kennisbronnen: Wel/Niet toegestaan
Organisatiegalerij: Publiceren vereist admin-goedkeuringLogging en audittrail
Alle Gemini-interacties zijn traceerbaar voor compliance. Belangrijk voor gereguleerde sectoren (zorg, finance, overheid).
Admin Console > Rapporten > Activiteitsrapporten > Generatieve AIFilters:
- Gebruiker (individueel of per OU)
- App (Gmail, Docs, Sheets, Meet, Gems)
- Type interactie (prompt, generatie, samenvatting)
- Datum
Voor uitgebreidere audit: exporteer naar BigQuery via Rapporten > Exporteren. Dan kun je met eigen SQL-queries patronen analyseren of dashboards maken in Looker Studio.
Tip: Bewaar Gemini-logs minimaal 180 dagen. Dit is praktisch nodig voor incident-response (bijvoorbeeld bij het uitzoeken welke documenten een AI heeft verwerkt) en voor compliance-audits. Standaard retentie is 6 maanden maar kan worden verlengd via Vault-retentiebeleid.
Data residency en privacy
Voor organisaties met EU-data-residency vereisten:
Admin Console > Account > Accountinstellingen > Data-residency
Regio selecteren: Europa
Geldig voor: Gmail, Drive, Calendar, Chat, Docs, Gemini-verwerkingContractueel legt Google vast:
- Bedrijfsdata wordt niet gebruikt voor training van publieke AI-modellen
- Verwerking blijft binnen de gekozen regio
- Cloud Data Processing Addendum (CDPA) is van kracht
- Incident-notificatie bij datalekken binnen 72 uur
Agents in Gemini Enterprise
Je kunt inmiddels Gemini Enterprise-agents bouwen die in Workspace worden ingezet. Anders dan een Gem (die op prompt-basis werkt) draaien agents autonoom: ze kunnen geplande taken uitvoeren, externe API's aanroepen en menselijke goedkeuring aanvragen.
Voorbeeld-agent: Agent voor inboxtriage leest elke ochtend binnengekomen mails, classificeert ze (urgent / niet-urgent / doorsturen), maakt concept-antwoorden voor de urgente en stuurt een dagoverzicht naar de gebruiker.
Agents worden gebouwd en beheerd via Google Cloud, maar je wijst hun Workspace-toegang toe via Admin Console > Beveiliging > API-besturing.