Google Workspace Studio: Flows, Skills en Gems Uitgelegd

Google Workspace Studio is de plek waar je AI-agenten maakt, beheert en deelt binnen Google Workspace. Beschikbaar via studio.workspace.google.com, volledig uitgerold op 19 maart 2026. Geen code nodig: je beschrijft in gewone taal wat je wilt automatiseren en Gemini bouwt het voor je. Dit artikel legt uit wat Flows, Skills en Gems zijn en hoe je ermee aan de slag gaat.

Wat Is Workspace Studio?

Workspace Studio laat je "flows" bouwen: geautomatiseerde reeksen die worden gestart door een gebeurtenis en daarna stap voor stap acties uitvoeren. Een flow kan maximaal 20 stappen bevatten. Elke stap is een actie, zoals een e-mail lezen, data in een Sheet schrijven, een Gemini-prompt uitvoeren, of een bericht sturen in Chat.

Voorbeelden van wat je kunt automatiseren:

• Elke vrijdag een overzicht van nieuwe leads uit een Sheet naar je mailbox sturen.
• Wanneer een e-mail binnenkomt met het woord "factuur", die mail automatisch een label geven en een notificatie sturen in Chat.
• Elke ochtend een samenvatting van je agenda in Gmail zetten.

Hoe Maak Je Een Flow?

Ga naar studio.workspace.google.com. Je kiest een startpunt (trigger) en voegt stappen toe.

Trigger-opties:

• Wanneer er een e-mail binnenkomt
• Op een tijdschema (dagelijks, wekelijks, op een specifiek tijdstip)
• Wanneer een bestand in Drive wordt bijgewerkt

Stap-opties:

• Gemini-prompt uitvoeren
• Bestand in Sheets lezen of schrijven
• E-mail sturen of labelen
• Bericht sturen in Chat
• Extern systeem aanroepen via webhook (Slack, Jira, Salesforce)
• Een Gem uitvoeren (zie hieronder)
• Aangepaste Apps Script-stap toevoegen

Je kunt ook beginnen met een template. Studio biedt tientallen voorgebouwde templates voor veelgebruikte automatiseringen.

Wat Zijn Gems?

Gems zijn aangepaste AI-assistenten die je traint op specifieke inhoud, zoals jouw bedrijfsprocedures of productinformatie. Je maakt een Gem in Gemini via gemini.google.com. Daarna kun je die Gem als stap toevoegen in een Workspace Studio flow via de "Ask a Gem"-stap.

Belangrijk: alleen Gems met Google Drive-bestanden in hun kennisbasis werken in Studio. Gems die zijn getraind op Google Foto's of andere bestandstypen zijn niet beschikbaar als flowstap.

Voorbeeld gebruik: Je hebt een Gem die is getraind op je interne factuurbeleid. In een flow die nieuwe facturen verwerkt, vraag je die Gem om elke factuur te controleren op juistheid. De Gem antwoordt op basis van je eigen beleid, niet op basis van generieke AI-kennis.

Wat Zijn Skills?

Skills zijn een stap verder dan flows. Met Skills zet je een interne werkprocedure (SOP) om in een herbruikbare agentic actie. Collega's kunnen die Skill dan aanroepen vanuit Gemini in elke Workspace-app, zoals Gmail of Docs.

Voorbeeld: je maakt een Skill "Controleer factuur" die automatisch vergelijkt of een binnengekomen factuur overeenkomt met de verwachte bedragen in een Sheet. Medewerkers hoeven dat dan niet meer handmatig te doen.

Skills maak je in Workspace Studio. Beheerders kunnen instellen welke Skills beschikbaar zijn voor de hele organisatie en welke alleen voor specifieke teams.

Verbindingen Met Externe Apps

Studio kan rechtstreeks koppelen met Asana, Jira, Mailchimp en Salesforce via ingebouwde connectors. Voor andere systemen gebruik je een webhook. Wil je eigen logica toevoegen? Schrijf een Apps Script-stap.

Wie Heeft Toegang?

Workspace Studio is beschikbaar voor:

• Business Starter, Standard en Plus
• Enterprise Starter, Standard en Plus
• Education Fundamentals, Standard en Plus
• Google AI Pro for Education en Google AI Ultra for Business

Promotionele toegang met hogere gebruikslimieten geldt tot 1 juni 2026 voor bestaande Workspace-klanten.

Beheerdersinstellingen

Als beheerder ga je naar Admin Console > Apps > Google Workspace > Workspace Studio. Hier stel je in wie flows mag maken, wie Skills mag delen en welke externe koppelingen zijn toegestaan. Elke actie van een agent verschijnt in de audit logs, vereist door de AVG voor transparantie.