Skills in Google Workspace: bedrijfskennis als herbruikbare AI-prompt
Met Skills geef je Gemini de regels, templates en referentiedocumenten van je team als herbruikbare instructie. Zo bouw je het ...
Op 10 september 2026 kondigde Google vijf agentic capabilities aan waarmee Gemini taken uitvoert over meerdere apps heen, vanuit Gmail, Drive, Docs, Slides en Chat. De gefaseerde uitrol was op 2 september 2026 al gestart. In dit artikel bekijk je die vijf taken in de praktijk en lees je hoe je ze begrenst via bronselectie en admin-instellingen.
Wat agentic werken betekent
Bij een gewone AI-functie stel je een vraag en krijg je een antwoord binnen één context. Agentic werken gaat een stap verder: Gemini onderneemt actie. Het bouwt iets, verplaatst informatie of stelt een document op, en het doet dat over de grenzen van afzonderlijke apps heen.
Dat cross-app-element is het kenmerkende. Je start in de ene applicatie en Gemini levert het resultaat in een andere. De kracht zit in het verminderen van heen en weer schakelen tussen apps. Je hoeft niet meer zelf informatie uit de ene tool over te typen naar de andere, want Gemini neemt de context mee.
De basis onder deze mogelijkheden is Workspace Intelligence, de laag die de afzonderlijke apps met elkaar en met jouw gegevens verbindt. Welke gegevens Gemini mag inzetten, hangt af van de bronnen die je selecteert en van de admin-instellingen voor die laag. Daarmee bepaalt de inrichting mede je datacontrolebeleid. Voor de bredere context verwijzen we naar ons artikel over de Google Workspace Intelligence AI-laag.
Taak 1: een presentatie maken vanuit Chat
De eerste capability begint in Chat. Je beschrijft wat je nodig hebt en Gemini bouwt een presentatie op basis van die beschrijving en de context die beschikbaar is. Gemini verzamelt daarvoor informatie uit je actieve projecten, chatgesprekken, je Gmail-inbox en actiepunten. In plaats van zelf een leeg deck te openen en slide voor slide te vullen, geef je de opdracht en komt er een concept waar je op kunt voortbouwen.
Voor teams die regelmatig presentaties maken, scheelt dat het opzetten van een structuur. De basis staat, waarna de gebruiker de inhoud aanscherpt. De tijdwinst zit vooral in het eerste opzetwerk, dat anders vaak het meeste tijd kost.
Belangrijk is dat de gebruiker controle houdt. AI maakt een concept, de gebruiker bepaalt wat blijft. Die rolverdeling houdt de kwaliteit hoog en voorkomt dat onjuiste informatie ongezien in een presentatie belandt.
Taak 2: een spreadsheet bouwen vanuit Drive
De tweede capability start in Drive. Gemini bouwt een spreadsheet op basis van de vraag en de aanwezige gegevens. Het analyseert de geopende map en relevante data uit de bronnen die je kiest, en organiseert alles in een gestructureerde spreadsheet met kolommen en berekeningen die passen bij het doel dat je beschrijft.
Dat is waardevol voor wie niet dagelijks met spreadsheets werkt. De drempel om van een leeg werkblad naar een bruikbaar overzicht te komen, is voor veel medewerkers hoog. Een agentic taak die de structuur aanbrengt, verlaagt die drempel aanzienlijk.
Tegelijk blijft het zaak om de inhoud te controleren. Een spreadsheet met een verkeerde formule of een verkeerde aanname kan tot misleidende conclusies leiden. Laat de gebruiker het resultaat altijd nalopen voordat het als bron voor besluitvorming dient.
Taak 3: een e-mail opstellen vanuit Docs
De derde capability begint in Docs. Je schrijft of verzamelt de inhoudelijke basis in een document en laat Gemini daar een e-mail van maken. Gemini gebruikt de context van het document en kan er een conceptmail van maken die samenvat wat er is gebeurd. Je beoordeelt het resultaat, voegt de ontvangers toe en verstuurt de mail, desgewenst rechtstreeks vanuit Docs.
Dit is een goed voorbeeld van het verminderen van schakelen tussen apps. Wie een voorstel of een samenvatting in Docs heeft staan, kan die direct omzetten naar een verzendbare e-mail, met de toon en structuur die passen bij het medium.
Voor organisaties met vaste communicatiestandaarden is het de moeite waard om te kijken of de uitvoer daarbij aansluit. Hier komt het eerder beschreven idee van Skills om de hoek kijken: door vaste regels en templates vast te leggen, blijft de uitvoer consistent, ongeacht wie de taak uitvoert. Zie daarvoor ons artikel over Skills en Studio-flows.
Taak 4: een e-mailthread omzetten in een brief
De vierde capability pakt een langere conversatie aan. Gemini neemt een e-mailthread en zet die om in een gestructureerd document of een brief. Waar een thread uit losse berichten bestaat, levert dit één doorlopend stuk op met de kern van de uitwisseling. Via Workspace Intelligence verbindt Gmail de actieve thread met gerelateerde Drive-bestanden, e-mails en chats, zodat het document de belangrijkste details, doelen en vervolgstappen bevat.
Dat is nuttig bij situaties waarin je een gesprek wilt vastleggen in een formeel document. Denk aan het samenvatten van een langdurige correspondentie tot een helder overzicht of een formele bevestiging.
Ook hier geldt dat de gebruiker de uitkomst beoordeelt. Een samenvatting is per definitie een interpretatie, en nuances uit de oorspronkelijke thread kunnen vervagen. Controleer dus of het document de bedoeling correct weergeeft.
Taak 5: een voorstel in Docs omzetten in een branded deck
De vijfde capability begint in Docs. Je hebt daar een geschreven voorstel of strategienota staan, en je laat Gemini er een visueel presentatieconcept van maken. Gemini haalt de kernpunten uit de tekst en zet die om in overzichtelijke slides. Gebruikt het team vaste merkrichtlijnen of een slide-template, dan past Gemini die stijl automatisch toe. Het resultaat wordt direct in Drive opgeslagen, klaar om te delen.
De winst zit hier in de vorm. De inhoud blijft op één plek staan terwijl Gemini er een presentatie van maakt, en de gebruiker beoordeelt alleen de visuele vertaling in plaats van de hele tekst opnieuw op te bouwen. Daarbij geldt dezelfde voorzichtigheid als bij de andere taken, want een slide is altijd een interpretatie van de tekst.
| Taak | Waar je start | Wat Gemini maakt |
|---|---|---|
| Presentatie maken | Google Chat | Slides met de laatste projectinformatie |
| Spreadsheet bouwen | Google Drive | Sheets met structuur, formules en data |
| E-mail opstellen | Google Docs | Conceptmail op basis van het document |
| E-mailthread omzetten | Gmail | Gestructureerd document of brief |
| Voorstel omzetten | Google Docs | Branded deck in Slides |
Wat de vijf taken verbindt, is dat Gemini opereert vanuit Gmail, Drive, Docs, Slides en Chat en daarbij appgrenzen overschrijdt op basis van Workspace Intelligence. De AI is niet gebonden aan één toepassing, maar werkt over het geheel. Dat maakt het krachtig en tegelijk iets om zorgvuldig in te richten, want de bronselectie bepaalt welke gegevens Gemini mag gebruiken. Zet je de bronnen te ruim, dan kan er meer context meekomen dan wenselijk. Zet je ze te krap, dan verliest de functionaliteit aan waarde.
Wat er nog meer onderweg is
De vijf capabilities staan niet op zichzelf. In dezelfde aankondiging noemt Google twee aanvullende mogelijkheden: Deep Research, waarmee Gemini dieper onderzoek kan doen, en het beheren van je agenda, taken en to-dolijsten over de Workspace-apps heen. Denk aan het vinden van vrije momenten, het plannen van vergaderingen, het oplossen van agenda-conflicten en het aanmaken van een takenlijst in Google Tasks.
Daarnaast kondigt Google aan dat deze mogelijkheden op termijn ook de flows in Workspace Studio gaan aandrijven. Dat betekent dat dezelfde agentic laag die nu losse taken uitvoert, straks ook de bouwstenen vormt voor geautomatiseerde processen. Voor beheerders is dat een reden om de inrichting van Workspace Intelligence en de bronselectie niet als een eenmalige instelling te zien, maar als iets dat je blijft volgen naarmate de functionaliteit groeit.
Hoe je ze beheerst
Beheersing begint bij de admin-instellingen voor Workspace Intelligence. Daar bepaal je mede welke gegevens de agentic taken kunnen gebruiken en hoe dat zich verhoudt tot je datacontrolebeleid.
Een werkbare aanpak:
- Bepaal welke bronnen Gemini mag gebruiken en houd die selectie bewust.
- Stem de instellingen af op je bestaande regels rond datadeling en privacy.
- Informeer gebruikers over wat de taken wel en niet mogen.
- Zorg dat de rolverdeling duidelijk is: AI maakt een concept, de mens controleert.
- Monitor het gebruik en herzie de instellingen periodiek.
- Neem de agentic functies op in je brede beveiligingscheck.
De combinatie van bronselectie en duidelijke afspraken voorkomt dat de kracht van cross-app werken ongemerkt leidt tot datastromen die je niet beheerst. Onze dienst AI-integratie helpt je deze inrichting vorm te geven.
Waar dit naartoe beweegt
De agentic capabilities laten zien welke richting Workspace op gaat: minder schakelen tussen losse apps en meer samenhangende ondersteuning. Dat is een beweging die in meerdere aankondigingen terugkomt, waaronder het bredere verhaal rond Workspace Studio en Cloud Next 2026.
Voor beheerders betekent het dat het aantal plekken waar gegevens samenkomen toeneemt. Het is daarom verstandig om één samenhangend beleid voor AI en datadeling te hebben, in plaats van losse instellingen per functie. Zo blijf je consistent en kun je nieuwe functies sneller beoordelen zodra ze verschijnen.
Conclusie
De agentic Gemini-taken van september 2026 brengen Workspace dichter bij een omgeving waarin je minder tussen apps hoeft te schakelen. Een deck vanuit Chat, een spreadsheet vanuit Drive, een mail vanuit Docs, een thread omgezet in een brief, een voorstel omgezet in een branded deck, en dat alles over de appgrenzen heen op basis van Workspace Intelligence. De waarde is groot, maar vraagt om bewuste bronselectie en heldere afspraken over wie de uitvoer controleert.
Wil je deze agentic functies beheerst inzetten? Neem contact op of bekijk onze dienst AI-integratie.
Bronnen
- Google Workspace Updates: Create content, schedule events, and coordinate tasks across Workspace - de officiële aankondiging met uitroldata en beschikbaarheid per editie.
- Google Workspace Blog: Less switching, more flow: 5 new agentic capabilities across Google Workspace apps - de productblog met de vijf taken in detail en uitleg over bronselectie.