Vijf agentic Gemini-taken dwars door Google Workspace (en hoe je ze beheerst)

Sinds 10 september 2026 worden agentic capabilities uitgerold dwars door de Workspace-apps. Gemini voert taken uit over meerdere applicaties heen, vanuit Gmail, Drive, Docs, Slides en Chat, op basis van Workspace Intelligence. In dit artikel bekijk je vijf van die taken in de praktijk en lees je hoe je ze begrenst via bronselectie en admin-instellingen.

Wat agentic werken betekent

Bij een gewone AI-functie stel je een vraag en krijg je een antwoord binnen één context. Agentic werken gaat een stap verder: Gemini onderneemt actie. Het bouwt iets, verplaatst informatie of stelt een document op, en het doet dat over de grenzen van afzonderlijke apps heen.

Dat cross-app-element is het kenmerkende. Je start in de ene applicatie en Gemini levert het resultaat in een andere. De kracht zit in het verminderen van heen en weer schakelen tussen apps. Je hoeft niet meer zelf informatie uit de ene tool over te typen naar de andere, want Gemini neemt de context mee.

De basis onder deze mogelijkheden is Workspace Intelligence, de laag die de afzonderlijke apps met elkaar en met jouw gegevens verbindt. Wat Gemini precies kan inzetten, hangt af van de bronselectie en van de admin-instellingen voor die laag. Daarmee bepaalt de inrichting mede je datacontrolebeleid. Voor de bredere context verwijzen we naar ons artikel over de Google Workspace Intelligence AI-laag.

Taak 1: een presentatie maken vanuit Chat

De eerste capability begint in Chat. Je beschrijft wat je nodig hebt en Gemini bouwt een presentatie op basis van die beschrijving en de context die beschikbaar is. In plaats van zelf een leeg deck te openen en slide voor slide te vullen, geef je de opdracht en komt er een concept waar je op kunt voortbouwen.

Voor teams die regelmatig presentaties maken, scheelt dat het opzetten van een structuur. De basis staat, waarna de gebruiker de inhoud aanscherpt. De tijdwinst zit vooral in het eerste opzetwerk, dat anders vaak het meeste tijd kost.

Belangrijk is dat de gebruiker controle houdt. AI maakt een concept, de gebruiker bepaalt wat blijft. Die rolverdeling houdt de kwaliteit hoog en voorkomt dat onjuiste informatie ongezien in een presentatie belandt.

Taak 2: een spreadsheet bouwen vanuit Drive

De tweede capability start in Drive. Gemini bouwt een spreadsheet op basis van de vraag en de aanwezige gegevens. Denk aan het opzetten van een overzichtelijke structuur met kolommen en berekeningen die passen bij het doel dat je beschrijft.

Dat is waardevol voor wie niet dagelijks met spreadsheets werkt. De drempel om van een leeg werkblad naar een bruikbaar overzicht te komen, is voor veel medewerkers hoog. Een agentic taak die de structuur aanbrengt, verlaagt die drempel aanzienlijk.

Tegelijk blijft het zaak om de inhoud te controleren. Een spreadsheet met een verkeerde formule of een verkeerde aanname kan tot misleidende conclusies leiden. Laat de gebruiker het resultaat altijd nalopen voordat het als bron voor besluitvorming dient.

Taak 3: een e-mail opstellen vanuit Docs

De derde capability begint in Docs. Je schrijft of verzamelt de inhoudelijke basis in een document en laat Gemini daar een e-mail van maken. De context blijft dus behouden: je hoeft de tekst niet te kopiëren naar een e-mailclient en opnieuw op te maken.

Dit is een goed voorbeeld van het verminderen van schakelen tussen apps. Wie een voorstel of een samenvatting in Docs heeft staan, kan die direct omzetten naar een verzendbare e-mail, met de toon en structuur die passen bij het medium.

Voor organisaties met vaste communicatiestandaarden is het de moeite waard om te kijken of de uitvoer daarbij aansluit. Hier komt het eerder beschreven idee van Skills om de hoek kijken: door vaste regels en templates vast te leggen, blijft de uitvoer consistent, ongeacht wie de taak uitvoert. Zie daarvoor ons artikel over Skills en Studio-flows.

Taak 4: een e-mailthread omzetten in een brief

De vierde capability pakt een langere conversatie aan. Gemini neemt een e-mailthread en zet die om in een brief of een samenhangend document. Waar een thread uit losse berichten bestaat, levert dit één doorlopend stuk op met de kern van de uitwisseling.

Dat is nuttig bij situaties waarin je een gesprek wilt vastleggen in een formeel document. Denk aan het samenvatten van een langdurige correspondentie tot een helder overzicht of een formele bevestiging.

Ook hier geldt dat de gebruiker de uitkomst beoordeelt. Een samenvatting is per definitie een interpretatie, en nuances uit de oorspronkelijke thread kunnen vervagen. Controleer dus of het document de bedoeling correct weergeeft.

Taak 5: een voorstel in Docs omzetten in een branded deck

De vijfde capability begint in Docs. Je hebt daar een geschreven voorstel of strategienota staan, en je laat Gemini er een visueel presentatieconcept van maken. Gemini haalt de kernpunten uit de tekst en zet die om in overzichtelijke slides. Gebruikt het team vaste merkrichtlijnen of een slide-template, dan past Gemini die stijl automatisch toe. Het resultaat wordt direct in Drive opgeslagen, klaar om te delen.

De winst zit hier in de vorm. De inhoud blijft op één plek staan terwijl Gemini er een presentatie van maakt, en de gebruiker beoordeelt alleen de visuele vertaling in plaats van de hele tekst opnieuw op te bouwen. Daarbij geldt dezelfde voorzichtigheid als bij de andere taken, want een slide is altijd een interpretatie van de tekst.

Wat de vijf taken verbindt, is dat Gemini opereert vanuit Gmail, Drive, Docs, Slides en Chat en daarbij appgrenzen overschrijdt op basis van Workspace Intelligence. De AI is niet gebonden aan één toepassing, maar werkt over het geheel. Dat maakt het krachtig en tegelijk iets om zorgvuldig in te richten, want de bronselectie bepaalt welke gegevens Gemini mag gebruiken. Zet je de bronnen te ruim, dan kan er meer context meekomen dan wenselijk. Zet je ze te krap, dan verliest de functionaliteit aan waarde.

Wat er nog meer onderweg is

De vijf capabilities staan niet op zichzelf. In dezelfde aankondiging noemt Google twee aanvullende mogelijkheden: Deep Research, waarmee Gemini dieper onderzoek kan doen, en het beheren van je agenda, taken en to-dolijsten over de Workspace-apps heen. Denk aan het vinden van vrije momenten, het plannen van vergaderingen, het oplossen van agenda-conflicten en het aanmaken van een takenlijst in Google Tasks.

Daarnaast kondigt Google aan dat deze mogelijkheden op termijn ook de flows in Workspace Studio gaan aandrijven. Dat betekent dat dezelfde agentic laag die nu losse taken uitvoert, straks ook de bouwstenen vormt voor geautomatiseerde processen. Voor beheerders is dat een reden om de inrichting van Workspace Intelligence en de bronselectie niet als een eenmalige instelling te zien, maar als iets dat je blijft volgen naarmate de functionaliteit groeit.

Hoe je ze beheerst

Beheersing begint bij de admin-instellingen voor Workspace Intelligence. Daar bepaal je mede welke gegevens de agentic taken kunnen gebruiken en hoe dat zich verhoudt tot je datacontrolebeleid.

Een werkbare aanpak:

1. Bepaal welke bronnen Gemini mag gebruiken en houd die selectie bewust.
2. Stem de instellingen af op je bestaande regels rond datadeling en privacy.
3. Informeer gebruikers over wat de taken wel en niet mogen.
4. Zorg dat de rolverdeling duidelijk is: AI maakt een concept, de mens controleert.
5. Monitor het gebruik en herzie de instellingen periodiek.
6. Neem de agentic functies op in je brede beveiligingscheck.

De combinatie van bronselectie en duidelijke afspraken voorkomt dat de kracht van cross-app werken ongemerkt leidt tot datastromen die je niet beheerst. Onze dienst AI-integratie helpt je deze inrichting vorm te geven.

Waar dit naartoe beweegt

De agentic capabilities laten zien welke richting Workspace op gaat: minder schakelen tussen losse apps en meer samenhangende ondersteuning. Dat is een beweging die in meerdere aankondigingen terugkomt, waaronder het bredere verhaal rond Workspace Studio en Cloud Next 2026.

Voor beheerders betekent het dat het aantal plekken waar gegevens samenkomen toeneemt. Het is daarom verstandig om één samenhangend beleid voor AI en datadeling te hebben, in plaats van losse instellingen per functie. Zo blijf je consistent en kun je nieuwe functies sneller beoordelen zodra ze verschijnen.