Bestanden terughalen uit Google Vault: stap voor stap

Een medewerker heeft per ongeluk een kritisch contract verwijderd. De prullenbak is inmiddels leeg. De standaard Restore Data functie in de admin console gaat maar 25 dagen terug. Wat nu? Als je Google Vault hebt, kun je vaak maanden of zelfs jaren terug. Dit artikel beschrijft de exacte procedure om bestanden, mails en Chat-berichten uit Vault te retrieven, plus wat wel en niet in Vault zit.

Wat bewaart Vault en wat niet?

Voorwaarde: Vault moet een retention-policy hebben staan BOVEN de gewenste terughaal-termijn. Geen retention-policy = geen garantie dat data er nog is.

Scenario 1: Drive-bestand binnen 25 dagen verwijderd

Gebruik gewoon de admin console, niet Vault:

Admin Console > Users > Zoek de gebruiker > More > Restore data
Type: Drive
Date range: laatste 25 dagen
Apply

De bestanden komen terug in de originele locatie. Dit is de eenvoudigste route voor recente verwijderingen.

Scenario 2: Drive-bestand ouder dan 25 dagen verwijderd

Hiervoor heb je Vault nodig. Procedure:

Stap 1: Open Vault

Ga naar vault.google.com. Je moet Vault-privileges hebben (Super Admin heeft dit standaard, anders aparte role).

Stap 2: Matter aanmaken

Een Matter is een juridisch of onderzoekdossier in Vault. Je hebt er minimaal een nodig om te zoeken.

Vault > Matters > Create matter
Naam: Restore bestand klant ABC
Beschrijving: Herstel per-ongeluk-verwijderd contract

Stap 3: Zoeken

Binnen de Matter > Search > Drive
Source: Specifieke gebruiker(s)
Account: jan@bedrijf.nl
Date range: 01-03-2025 tot 30-04-2025 (ruime periode rond verwijdering)
Search operators: "contract" OR "klant ABC"

Vault toont alle gematchte bestanden, inclusief al verwijderde.

Stap 4: Export

Je kunt bestanden niet rechtstreeks "terugzetten" in Vault. Je exporteert ze en stuurt ze handmatig terug naar de gebruiker:

Resultaten > Select all > Export results
Format: For Drive: original format
Geef export een naam, bijvoorbeeld "Restore_ABC_mei2025"

De export duurt afhankelijk van grootte 5 minuten tot enkele uren. Je krijgt een notificatie als het klaar is.

Stap 5: Download en retour geven

Matter > Exports > Download
Formaat: ZIP

Pak uit, upload bestanden terug naar de juiste Drive-locatie van de gebruiker. Communiceer met de gebruiker.

Scenario 3: Gmail-bericht terughalen

Vergelijkbare procedure als Drive:

Vault > Matter > Search > Gmail
Account: betrokken gebruiker
Date range: periode rond verwijdering
Query: from:klant@extern.com OR subject:"factuur 2026-1234"

Gmail-exports komen als MBOX-bestand. Om een mail terug te zetten:

1. Download export
2. Open MBOX in een IMAP-client (Thunderbird, gekoppeld aan Gmail-account)
3. Kopieer de mail naar de inbox van de gebruiker via drag-and-drop

Of forward de specifieke mail handmatig naar de gebruiker.

Scenario 4: Chat-bericht terughalen

Chat is complexer omdat de gebruiker de message niet direct in een Chat-thread kan "terugplaatsen". Je exporteert de berichten en biedt ze als referentie aan:

Vault > Matter > Search > Chat
Account: gebruiker
Date range: periode rond verwijdering

Export is als JSON of PST. Typisch verzamel je de relevante messages in een samenvatting-Doc en deel je die met de gebruiker.

Retention-policy: de fundamentele voorwaarde

Zonder retention-policy heeft Vault geen garantie dat data er nog is. Configureer minimaal:

Vault > Retention > Default retention rules
Gmail: Indefinitely (of een specifieke termijn conform je compliance)
Drive: Indefinitely
Chat: 7 jaar (compliance-afhankelijk)
Groups: Indefinitely

Voor gereguleerde sectoren: langer dan het wettelijke minimum (fiscale zaken 7 jaar, medische 20 jaar, etc.).

Kritiek in 2026: creator-based retention voor externe Chat DMs betekent dat berichten van externe partijen NIET onder jouw Vault vallen tenzij jouw medewerker het gesprek startte. Zie ons apart artikel over creator-based retention.