Ex-werknemers e-mail archiveren zonder extra licentiekosten
Hoe archiveer je e-mail van vertrokken medewerkers in Google Workspace zonder onnodige licentiekosten? Vergelijking van archieflicentie, Vault-retentie en data-export.
Een vertrokken medewerker verwijderen klinkt eenvoudig, maar als je het verkeerd aanpakt raak je waardevolle e-mailgeschiedenis kwijt, kom je in problemen bij juridische verzoeken, of betaal je onnodig voor een licentie. Dit artikel legt uit hoe je data correct bewaart terwijl je de kosten minimaliseert.
Reden om niet direct te verwijderen
Als je een account verwijdert zonder voorbereiding:
- Drive-bestanden worden na 20 dagen permanent verwijderd (als er geen eigenaaroverdracht is geweest)
- E-mailhistorie is niet meer bereikbaar
- Google Calendar-afspraken verdwijnen
- Toegang tot data die nodig is voor lopende projecten gaat verloren
- Bij een juridisch geschil kun je de data niet meer opvragen
Tip: Verwijder een account nooit op de laatste werkdag van een medewerker. Wacht minimaal 30 werkdagen. In die periode ontdek je bijna altijd dat er nog iets nodig is.
Stap 1: Data overdragen voor vertrek
Drive-bestanden overdragen:
Admin Console > Gebruikers > [medewerker] > Gegevens overdragen
Bestanden in Drive overdragen naar: [opvolger of archiefaccount]Tip: Maak een specifiek archiefaccount aan (bijv. archief@bedrijf.nl) als er geen directe opvolger is. Zo raak je data niet kwijt.
E-mailgeschiedenis bewaren via Vault:
Als je Google Vault hebt, stel dan een retentiebeleid in dat e-mails bewaart, ook na verwijdering van het account:
vault.google.com > Bewaarbeleid > Maak een regel
E-mail > Bewaren: 7 jaar > Inclusief verwijderde berichten: AanStap 2: Kies de juiste archiveringsstrategie
| Strategie | Kosten | Wanneer |
|---|---|---|
| Account opschorten (suspended) | Normale licentiekosten | Kort tijdelijk, < 30 dagen |
| Gearchiveerde gebruikersstatus | Archieflicentie (~2 euro/maand) | Langdurig bewaren met Vault-toegang |
| Data exporteren + account verwijderen | Eenmalig exportwerk | Geen bewaarplicht, data overgezet |
| Vault-retentie + account verwijderen | Vault-licentie | Juridische bewaarplicht |
Gearchiveerde gebruiker instellen:
Admin Console > Gebruikers > [medewerker]
Meer opties > Gebruikersarchief wijzigen
Status: Gearchiveerde gebruikerDe gearchiveerde gebruikersstatus kost een fractie van een normale licentie en houdt de data beschikbaar in Vault.
Stap 3: E-mailadres doorsturen of auto-reply instellen
Zorg dat e-mails naar het oude adres niet onbeantwoord blijven:
Auto-reply instellen via GAM:
gam user jan@bedrijf.nl vacation on subject "Niet meer werkzaam" message \
"Jan de Vries is niet meer werkzaam bij Ons Bedrijf BV. \
Voor vragen kunt u contact opnemen met info@bedrijf.nl."Doorsturen instellen:
Admin Console > Gebruikers > [medewerker] > Gmail-instellingen
E-mails doorsturen naar: manager@bedrijf.nlStap 4: Bewaarplicht bepalen
Nederlandse wet verplicht bedrijven tot bewaring van bepaalde data:
| Type data | Bewaarplicht |
|---|---|
| Financiele communicatie | 7 jaar |
| Arbeidscontracten | 5 jaar na uitdiensttreding |
| Klantcommunicatie | 2-7 jaar (afhankelijk van sector) |
| AVG-gerelateerde data | Zo kort mogelijk |
Stemm je archiveringsstrategie af op de bewaarplicht die op jouw organisatie van toepassing is.