Shared Drive limiet van 400.000 bestanden: wat nu?
Wat doe je als een Google Workspace Shared Drive de limiet van 400.000 bestanden bereikt? Opschoningsstrategieën, opsplitsen en archivering via Google Cloud Storage.
Google Workspace Shared Drives hebben een harde limiet van 400.000 bestanden en mappen per drive. Zodra de limiet is bereikt, kunnen geen nieuwe bestanden meer worden toegevoegd.
Veelvoorkomende oorzaken
- Jaren aan e-mailbijlagen automatisch opgeslagen in Drive
- Scanned documenten als losse bestanden
- Coderepositories met duizenden kleine bestanden
- Automatische back-ups die dagelijks nieuwe bestanden aanmaken
Hoeveel bestanden zitten er in een Shared Drive?
Via Admin Console:
Admin Console > Apps > Drive en Docs > Shared Drives
Klik op de Shared Drive > bekijk het aantal itemsVia GAM:
gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
fields "name,id,modifiedTime" > bestanden.csvOplossingsopties
Optie 1: Opschonen
# Bestanden ouder dan 2 jaar identificeren
gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
query "modifiedTime < '2024-01-01'" \
fields "name,id,size" > oude-bestanden.csvTip: Houd actieve Shared Drives bewust klein. Stel een interne richtlijn in van maximaal 200.000 bestanden per drive.
Optie 2: Opsplitsen in meerdere drives
- Archief-2022 (alleen-lezen)
- Archief-2023 (alleen-lezen)
- Actief-2024-heden (lees/schrijf)
Optie 3: Google Cloud Storage als archief
gsutil -m cp -r /local/archief/ gs://mijn-archief-bucket/Circa 0,02 dollar per GB per maand voor Coldline storage.
Voorkomen voor de toekomst
Retentiebeleid via Vault:
vault.google.com > Bewaarbeleid > Drive
Bewaarperiode: 5 jaar > Definitief verwijderen na periodePrullenbak automatisch leegmaken:
gam user admin@bedrijf.nl empty drivetrash shareddrivefileid [DRIVE_ID]Veelgestelde vragen
Wat telt mee voor de limiet van 400.000?
Alle bestanden en mappen tellen mee, inclusief Google-indelingen, geimporteerde bestanden en snelkoppelingen.
Kan Google de limiet verhogen?
Nee. De limiet van 400.000 is een harde technische limiet. De enige oplossing is opsplitsen in meerdere drives.
Worden verwijderde bestanden in de prullenbak meegeteld?
Ja, gedurende de 30 dagen dat ze in de prullenbak staan. Leeg de prullenbak om direct ruimte vrij te maken.
Hoe weet ik welke bestanden het meeste ruimte innemen?
Via GAM met de show filelist opdracht gesorteerd op bestandsgrootte, of via Admin Console > Rapporten > Drive-activiteit.
Kan ik bestanden verplaatsen in een vol Shared Drive?
Ja, verplaatsen (niet kopiëren) telt niet als nieuw bestand in de bestemmingsdrive.
Is er een waarschuwing als de limiet bijna bereikt is?
Niet ingebouwd. Stel via GAM een periodiek rapport in om het aantal bestanden te monitoren.
Tellen Google Forms-responssheets mee?
Ja, Forms-responssheets worden opgeslagen als Google Sheets in Drive en tellen mee.
Hoe voorkom ik dat Drive voor desktop teveel bestanden synchroniseert?
Configureer Drive voor desktop om alleen geselecteerde mappen te synchroniseren. Vermijd synchronisatie van coderepositories.
Wat als meerdere Shared Drives vol zijn?
Dan is een structurele heroverweging nodig: actieve data in Shared Drives, archiefdata in Google Cloud Storage of een extern documentmanagementsysteem.
Kan ik de opslaglimiet per Shared Drive instellen?
Ja: Admin Console > Apps > Drive en Docs > Shared Drives > Schijfinstellingen > Opslaglimiet.