Shared Drive limiet van 400.000 bestanden: wat nu?

Google Workspace Shared Drives hebben een harde limiet van 400.000 bestanden en mappen per drive. Zodra de limiet is bereikt, kunnen geen nieuwe bestanden meer worden toegevoegd.

Veelvoorkomende oorzaken

• Jaren aan e-mailbijlagen automatisch opgeslagen in Drive
• Scanned documenten als losse bestanden
• Coderepositories met duizenden kleine bestanden
• Automatische back-ups die dagelijks nieuwe bestanden aanmaken

Hoeveel bestanden zitten er in een Shared Drive?

Via Admin Console:

Admin Console > Apps > Drive en Docs > Shared Drives
Klik op de Shared Drive > bekijk het aantal items

Via GAM:

gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
    corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
    fields "name,id,modifiedTime" > bestanden.csv

Oplossingsopties

Optie 1: Opschonen

# Bestanden ouder dan 2 jaar identificeren
gam user admin@bedrijf.nl show filelist \
    corpora shareddrive shareddrivefileid [DRIVE_ID] \
    query "modifiedTime < '2024-01-01'" \
    fields "name,id,size" > oude-bestanden.csv

Tip: Houd actieve Shared Drives bewust klein. Stel een interne richtlijn in van maximaal 200.000 bestanden per drive.

Optie 2: Opsplitsen in meerdere drives

• Archief-2022 (alleen-lezen)
• Archief-2023 (alleen-lezen)
• Actief-2024-heden (lees/schrijf)

Optie 3: Google Cloud Storage als archief

gsutil -m cp -r /local/archief/ gs://mijn-archief-bucket/

Circa 0,02 dollar per GB per maand voor Coldline storage.

Voorkomen voor de toekomst

Retentiebeleid via Vault:

vault.google.com > Bewaarbeleid > Drive
Bewaarperiode: 5 jaar > Definitief verwijderen na periode

Prullenbak automatisch leegmaken:

gam user admin@bedrijf.nl empty drivetrash shareddrivefileid [DRIVE_ID]

Conclusie

De limiet van 400.000 bestanden vraagt om een proactieve bestandsbeheerstrategie. Total Workspace helpt Nederlandse bedrijven bij het opschonen van Shared Drives en het opzetten van een duurzaam retentiebeleid.