Microsoft 365 migreren naar Google Workspace met de Data Import Service

Google heeft de Data Import Service gelanceerd, een volledig vernieuwde migratietool die in de Google Workspace Admin console zit. Waar migraties vroeger third-party tools of Google Vault Import vereisten, regel je vanaf nu de volledige overgang van Microsoft 365 naar Workspace zonder extra licentiekosten en tot vijf keer sneller dan voorheen. Dit artikel beschrijft hoe de Data Import Service werkt, hoe je een M365-migratie opzet en welke valkuilen je moet vermijden.

De Google Data Import Service uitgelegd

De Data Import Service is een cloud-gebaseerde dienst die rechtstreeks data uit Microsoft Exchange Online, SharePoint en OneDrive haalt en naar Google Workspace kopieert. Belangrijkste kenmerken:

• Ingebouwd in de admin console, geen aparte tool of server
• Geen licentiekosten, inbegrepen bij je Workspace-abonnement
• Tot 5x sneller dan de oude Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME)
• Hogere fidelity: meer metadata, categorieen en folders blijven behouden
• Automatische user-mapping tussen beide platformen
• Ondersteunt email, agenda en contacten uit Exchange Online vanuit één flow

De Data Import Service vervangt niet de bestaande Data Migration Service voor kleinere (per-user) migraties; hij is specifiek bedoeld voor organisatiebrede migraties.

Voorbereiden van de migratie

Voor je begint heb je nodig:

• Global Admin rechten in Microsoft 365
• Super Admin in Google Workspace
• Verificatie van het domein in Workspace (MX-records nog niet omgezet)
• Een migratie-plan met cut-over datum
• Communicatie naar eindgebruikers over het tijdspad

Stap 1: Workspace voorbereiden

Admin Console > Users > Add new user / Bulk upload via CSV
Admin Console > Account > Account settings > Data regions: EU (indien gewenst)

Maak de users aan met exact dezelfde user-principal-name als in M365 (jan.jansen@bedrijf.nl). Dit maakt automatische mapping werkend.

Stap 2: Groepen en Shared Mailboxes plannen

M365 Shared Mailboxes hebben geen directe equivalent in Workspace. Plan vooraf:

• Kleine Shared Mailboxes (1-3 gebruikers) -> converteer naar Collaborative Inbox in Google Groups
• Grotere Shared Mailboxes -> aparte Workspace-licentie (of Archived User voor alleen historisch toegang)

De Data Import Service starten

Admin Console > Account > Data migration
Klik: Set up data migration > Microsoft 365

Je doorloopt vier wizardstappen:

Stap 1 van 4: Verbinden met Microsoft 365

Kies de authenticatiemethode:

• Modern Auth (OAuth) - aanbevolen, gebruikt een service-principal in Entra ID (voorheen Azure AD)
• App Password - voor kleinere migraties, vereist per-user app-wachtwoorden

Voor Modern Auth: volg de instructies om een Entra ID app-registratie te maken met full_access_as_app scope voor Exchange.

Stap 2 van 4: Data-type selecteren

Vink aan wat je wilt migreren:

• Email (Exchange Online mailboxes)
• Agenda (inclusief recurring events)
• Contacten
• Extra Outlook-calendars (worden in Google als Other calendars geimporteerd)

Je kunt default M365-folders uitsluiten (Deleted Items, Junk Email, Inbox voor gebruikers die alleen archief nodig hebben).

Stap 3 van 4: User-mapping

De Data Import Service probeert automatisch de users in beide accounts te koppelen op basis van email-adres. Je ziet per gebruiker:

• M365 source account
• Workspace target account
• Status: Ready / Mapping needed / Error

Corrigeer mapping-fouten handmatig of via CSV-upload.

Stap 4 van 4: Planning

Kies een start-tijd. De migratie draait op de achtergrond, doorgaans 2-12 uur afhankelijk van data-volume. Je krijgt e-mail-notificaties bij belangrijke milestones.

Monitoring tijdens de migratie

Admin Console > Account > Data migration > Active migration

Dashboard toont in realtime:

• Users voltooid / in progress / failed
• Migratie-snelheid (MB/sec)
• Estimated time to completion
• Foutenlog per gebruiker

Bij fouten (permissie-denied op M365-zijde, quota-overschrijding op Workspace-zijde) krijgt de beheerder een alert en kan per gebruiker de migratie herstarten.

MX-cutover: de definitieve omschakeling

Zodra de migratie voor 100% is voltooid:

Wijzig MX-records bij je DNS-provider:
ASPMX.L.GOOGLE.COM (priority 1)
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM (priority 5)
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM (priority 5)
ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM (priority 10)
ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM (priority 10)

DNS-propagatie duurt 2-24 uur. Voeg in die periode SPF/DKIM/DMARC records toe voor Workspace:

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Schakel DKIM signing in: Admin Console > Apps > Gmail > Authenticeer e-mail > Genereer een nieuwe record > publiceer de TXT-record.

Na cutover: schakel in M365 forward-all regels in naar Workspace-adressen gedurende een grace-periode van 7-30 dagen om late mail op te vangen.

Bestandsmigratie: OneDrive en SharePoint

De Data Import Service focust primair op mail/agenda/contacten. Voor OneDrive en SharePoint-data gebruik je:

• Drive for Desktop client op Workspace: gebruiker logt parallel in en data wordt gesynchroniseerd
• Migrate for Workspace (voorheen CloudM) voor organisatiebrede OneDrive-migraties
• Manuele upload voor kleine organisaties (<50 users, <100GB)