Microsoft Teams en OneDrive migreren naar Google Workspace zonder extra licentiekosten

Sinds augustus 2026 heeft Google Data import voor Microsoft Teams en OneDrive algemeen beschikbaar gemaakt. Een super admin start de migratie rechtstreeks in de Google Workspace admin console, inclusief permissies en een migratie-planner, en dat zonder extra toolkosten. Data import voor Teams en OneDrive is sinds 25 augustus 2026 GA en is nu beschikbaar voor organisaties die de overstap maken.

Wat Data import voor Teams en OneDrive precies doet

Data import is de migratiefunctie die Google in de admin console aanbiedt om gegevens uit Microsoft 365 naar Google Workspace te brengen. Voor Teams en OneDrive betekent dat twee dingen. Aan de Teams-kant importeer je kanalen en chatberichten, en dat gebeurt grootschalig en parallel, zodat grote hoeveelheden data niet één voor één hoeven te worden overgezet. Aan de OneDrive-kant importeer je bestanden inclusief de bijbehorende permissies, zodat de toegangsrechten van gebruikers zoveel mogelijk behouden blijven na de overstap.

Het belangrijkste verschil met de oude aanpak is dat je geen losse migratietool meer nodig hebt. Waar organisaties eerder een externe partij of een betaald hulpmiddel inschakelden voor het overzetten van Teams en OneDrive, doet de admin console dit nu zelf. Dat verlaagt zowel de drempel als de kosten van een migratie van Microsoft 365 naar Google Workspace.

De functie is bedoeld voor beheerders, niet voor eindgebruikers. Je richt de migratie in, koppelt de bron, kiest wat er mee moet en zet de migratie in gang. Gebruikers merken het resultaat: hun kanalen, gesprekken en bestanden staan na de migratie in Google Workspace, in de juiste map of space, met de juiste rechten.

Waarom dit de drempel en de kosten voor een migratie verlaagt

Een migratie van Microsoft 365 naar Google Workspace kent normaal gesproken drie kostenposten: licenties, tooling en tijd. Data import raakt de laatste twee. Omdat de functie in de admin console zit en geen extra licentiekosten met zich meebrengt, verdwijnt de kostenpost voor een aparte migratietool. Dat is vooral relevant voor het MKB, waar een migratiebudget vaak beperkt is en elke extra licentie telt.

Daarnaast verlaagt het de drempel om überhaupt te migreren. Veel organisaties stellen een overstap uit omdat de data in Teams en OneDrive als een obstakel wordt gezien. Kanalen met jaren aan gesprekken en OneDrive-mappen met duizenden bestanden lijken een onneembare berg. Door de migratie in de admin console te brengen, met een migratie-planner voor de planning, wordt die berg beheersbaar. Je kunt vooraf plannen welk deel wanneer overgaat, in plaats van alles in één nacht te moeten doen.

Voor beheerders betekent het ook minder afhankelijkheid van derden. Je houdt de regie over de migratie in de omgeving die je toch al beheert, met de rechten die je al hebt. Dat maakt het eenvoudiger om de migratie te herhalen, te faseren of bij te sturen wanneer er iets misgaat.

Een migratie van Teams-kanalen en chatberichten voorbereiden

De Teams-migratie draait om kanalen en chatberichten. Voordat je begint, is het verstandig om in kaart te brengen welke teams en kanalen echt waarde hebben en welke leeg of verouderd zijn. Niet elke channel uit het verleden hoeft mee. Een schone start bespaart migratietijd en houdt het resultaat overzichtelijk.

Breng per team in kaart wie de eigenaren zijn en welke leden toegang hebben. Die informatie heb je nodig om na de migratie de juiste rechten in te richten. Maak ook een lijst van de kanalen die je wilt behouden en noteer per kanaal of er bestanden aan hangen, want die bestanden komen via de OneDrive-migratie mee en moeten op de juiste plek landen.

Gebruik de migratie-planner om de volgorde en het moment van de migratie te bepalen. Een gefaseerde aanpak werkt meestal beter dan alles tegelijk. Begin bijvoorbeeld met een paar teams die representatief zijn, controleer het resultaat, en schaal daarna op. Op die manier ontdek je vroeg of de permissies goed landen en of de structuur klopt, zonder dat je een grote migratie opnieuw moet doen.

Communiceer vooraf met de gebruikers. Leg uit dat Teams wordt vervangen, waar hun gesprekken en bestanden straks staan en wat er van hen wordt verwacht. Een migratie is niet alleen techniek, het is ook een verandering in hoe mensen samenwerken.

OneDrive-bestanden inclusief permissies meenemen

De OneDrive-migratie neemt bestanden mee, inclusief permissies. Dat laatste is essentieel. Als bestanden zonder rechten worden overgezet, ontstaat er een rommelige situatie waarin mensen toegang kwijtraken of juist te veel toegang krijgen. Door permissies mee te nemen, blijft de bestaande toegangsstructuur zoveel mogelijk intact.

Toch vraagt dit om controle. OneDrive is van oudsher persoonlijk: iedere gebruiker heeft zijn eigen schijf. In Google Workspace is het gebruikelijk om met gedeelde drives te werken, waarin bestanden van een team centraal staan. Je zult dus vooraf moeten nadenken over de vraag welke OneDrive-inhoud naar een persoonlijke Drive gaat en welke naar een gedeelde drive. Bestanden die alleen voor één persoon bedoeld waren, horen in de persoonlijke Drive. Bestanden die met een team werden gedeeld, horen vaak in een gedeelde drive.

Let op de omvang. Grootschalige en parallelle migratie is juist bedoeld om veel data in één keer aan te kunnen, maar het blijft verstandig om per gebruiker of per afdeling te controleren of alle bestanden zijn aangekomen. Maak een overzicht van de grootste mappen en de meest gedeelde bestanden en verifieer die na de migratie als eerste.

De rol van de super admin en de admin console

Data import wordt uitgevoerd door een super admin in de admin console. Dat betekent dat de migratie onder de bestaande beheerstructuur valt. Als je als organisatie met meerdere beheerders werkt, is het verstandig om vooraf af te spreken wie de migratie doet en wie meekijkt. Een super admin heeft verstrekkende rechten, en een migratie is precies het soort handeling waarbij je wilt dat die bewust en gecontroleerd gebeurt.

Zorg dat de super admin die de migratie uitvoert goed op de hoogte is van de gewenste eindstructuur: welke teams naar welke spaces gaan, welke OneDrive-inhoud naar welke gedeelde drives verhuist en hoe de permissies moeten uitpakken. De techniek is één ding, de inrichting is minstens zo belangrijk. Een migratie die technisch slaagt maar de verkeerde structuur oplevert, kost alsnog tijd om recht te zetten.

Overweeg om de rechten van super admins bewust te beperken en met een apart migratie-account te werken. Zo blijft de dagelijkse beheeromgeving gescheiden van de eenmalige migratiehandeling.

Waar je op moet letten tijdens en na de migratie

Migreer niet blind. Test eerst met een kleine groep, controleer de permissies en de bestandsstructuur, en schaal dan op. Houd tijdens de migratie in de gaten of er fouten optreden en of de doorlooptijd klopt met wat de planner voorspelde.

Na de migratie is verificatie het belangrijkste. Loop de gedeelde drives na, controleer of de permissies kloppen en vraag een paar gebruikers om hun eigen bestanden en gesprekken te controleren. Zij merken sneller dan jij of er iets ontbreekt.

Maak afspraken over de oude omgeving. Laat Microsoft 365 niet meteen definitief los voordat je zeker weet dat alles goed is overgekomen. Een periode waarin de oude omgeving alleen-lezen of in ieder geval beschikbaar blijft, geeft ruimte om ontbrekende zaken alsnog over te zetten.

Van migreren naar adopteren

Een migratie is niet klaar wanneer de bestanden zijn overgezet. De volgende fase is dat mensen daadwerkelijk in de nieuwe omgeving gaan werken. Dat vraagt om begeleiding: waar staan mijn gesprekken nu, hoe deel ik een bestand, hoe werkt een gedeelde drive? Zonder die begeleiding blijven mensen terugvallen op het oude systeem.

Plan daarom een korte adoptieperiode. Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt, een paar veelgestelde vragen en waar nodig een training. De techniek levert de bestanden, maar de organisatie levert de gewoonte. Beide zijn nodig om de overstap te laten slagen.

Meten of de migratie geslaagd is

Tot slot loont het om vooraf te bepalen waaraan je succes afmeet: zijn de belangrijkste kanalen en mappen aangekomen, kloppen de permissies op de gedeelde drives, en werken gebruikers zonder grote belemmeringen in de nieuwe omgeving? Door dat vooraf vast te leggen, kun je na de migratie gericht controleren en bijsturen waar nodig.