Microsoft 365 Shared Mailbox migreren naar Google Workspace

Een van de meest gevraagde migratiescenarios bij de overstap van Microsoft 365 naar Google Workspace is de Shared Mailbox. In M365 is een Shared Mailbox een apart postvak zonder licentieverplichting dat meerdere gebruikers kunnen lezen en beantwoorden. In Google Workspace bestaat dit concept niet op dezelfde manier. Dit artikel legt de opties uit.

Shared Mailbox in M365 vs. Google Workspace

Optie 1: Collaborative Inbox (aanbevolen voor support/info-adressen)

Google Groups Collaborative Inbox is het dichtstbijzijnde equivalent van een Shared Mailbox voor team-e-mailadressen zoals support@, info@ of verkoop@.

Hoe het werkt:

• E-mails naar het groepsadres komen binnen in de Collaborative Inbox
• Teamleden kunnen e-mails toewijzen, beantwoorden en als afgehandeld markeren
• Er is een gedeeld overzicht van alle lopende conversaties

Instellen:

Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business > Instellingen
Collaborative Inbox inschakelen: Aan

Vervolgens:
groups.google.com > [Groep] > Groepsinstellingen
Instelling: Collaborative Inbox inschakelen

Nadeel: E-mails worden niet "ontvangen" in een persoonlijke inbox maar via de Google Groups interface. Dit vereist gewenning voor medewerkers die gewend zijn aan Outlook.

Optie 2: Gedeelde inbox via e-maildelegatie

Voor een persoonlijker gebruik: maak een apart Workspace-account aan (bijv. receptie@bedrijf.nl) en verleen meerdere gebruikers delegatietoegang.

Voordelen:

• Werkt in Gmail zoals een normaal postvak
• Gebruikers kunnen e-mail lezen, beantwoorden en versturen als het gedeelde adres
• Werkt ook op mobiel

Instellen:

Admin Console > Gebruikers > receptie@bedrijf.nl > Accountinstellingen > E-maildelegatie
Voeg de gebruikers toe die toegang krijgen

Gebruikers openen het gedeelde account via: Gmail > rechtsboven op profielfoto > Ander account toevoegen

Nadeel: Vereist een volledige Workspace-licentie (of archieflicentie als het account inactief wordt).

Stap-voor-stap migratie

1. Exporteer de Shared Mailbox data uit M365

# Export vanuit Exchange Online als PST
New-MailboxExportRequest -Mailbox "shared@bedrijf.nl" -FilePath "\\server\exports\shared.pst"

Of gebruik de Microsoft 365 Data Export tool in het M365 Admin Center.

2. Converteer PST naar MBOX of EML

Gebruik tools zoals:

• Aid4Mail (betaald, meest betrouwbaar)
• Thunderbird met ImportExportTools (gratis)
• Google Data Import Service (voor grote volumes, zie ons artikel hierover)

3. Importeer in Google Workspace

# Via GAM voor MBOX import
gam user shared@bedrijf.nl import mbox /pad/naar/shared.mbox

Of via Google Takeout import als je een klein volume hebt.

4. Test voor de cutover

Verifieer dat alle e-mails correct zijn gemigreerd via een steekproef. Controleer bijlagen, datums en maphierarchie.