Drive sharing boundaries met unified data protection rules (2026)
Sinds september 2026 combineer je in de admin console publieksgerichte deelregels en datacondities in een enkele regel. Zo stel...
Een van de meest gevraagde migratiescenarios bij de overstap van Microsoft 365 naar Google Workspace is de Shared Mailbox. In M365 is een Shared Mailbox een apart postvak zonder licentieverplichting dat meerdere gebruikers kunnen lezen en beantwoorden. In Google Workspace bestaat dit concept niet op dezelfde manier. Dit artikel legt de opties uit.
Shared Mailbox in M365 vs. Google Workspace
| Eigenschap | M365 Shared Mailbox | Google Workspace equivalent |
|---|---|---|
| Eigen postvak | Ja | Ja (aparte gebruiker of groep) |
| Licentie nodig | Nee (tot 50 GB) | Ja (of Collaborative Inbox) |
| Meerdere afzenders | Ja | Ja (via delegatie of groep) |
| Gezamenlijk archief | Ja | Ja (Vault) |
| Mobiele app | Beperkt | Ja (met delegatie) |
| Kosten | Geen extra | Archieflicentie of regulier |
Optie 1: Collaborative Inbox (aanbevolen voor support/info-adressen)
Google Groups Collaborative Inbox is het dichtstbijzijnde equivalent van een Shared Mailbox voor team-e-mailadressen zoals support@, info@ of verkoop@.
Hoe het werkt:
- E-mails naar het groepsadres komen binnen in de Collaborative Inbox
- Teamleden kunnen e-mails toewijzen, beantwoorden en als afgehandeld markeren
- Er is een gedeeld overzicht van alle lopende conversaties
Instellen:
Admin Console > Apps > Google Workspace > Groups for Business > Instellingen
Collaborative Inbox inschakelen: Aan
Vervolgens:
groups.google.com > [Groep] > Groepsinstellingen
Instelling: Collaborative Inbox inschakelenNadeel: E-mails worden niet "ontvangen" in een persoonlijke inbox maar via de Google Groups interface. Dit vereist gewenning voor medewerkers die gewend zijn aan Outlook.
Optie 2: Gedeelde inbox via e-maildelegatie
Voor een persoonlijker gebruik: maak een apart Workspace-account aan (bijv. receptie@bedrijf.nl) en verleen meerdere gebruikers delegatietoegang.
Voordelen:
- Werkt in Gmail zoals een normaal postvak
- Gebruikers kunnen e-mail lezen, beantwoorden en versturen als het gedeelde adres
- Werkt ook op mobiel
Instellen:
Admin Console > Gebruikers > receptie@bedrijf.nl > Accountinstellingen > E-maildelegatie
Voeg de gebruikers toe die toegang krijgenGebruikers openen het gedeelde account via: Gmail > rechtsboven op profielfoto > Ander account toevoegen
Nadeel: Vereist een volledige Workspace-licentie (of archieflicentie als het account inactief wordt).
Stap-voor-stap migratie
1. Exporteer de Shared Mailbox data uit M365
# Export vanuit Exchange Online als PST
New-MailboxExportRequest -Mailbox "shared@bedrijf.nl" -FilePath "\\server\exports\shared.pst"Of gebruik de Microsoft 365 Data Export tool in het M365 Admin Center.
2. Converteer PST naar MBOX of EML
Gebruik tools zoals:
- Aid4Mail (betaald, meest betrouwbaar)
- Thunderbird met ImportExportTools (gratis)
- Google Data Import Service (voor grote volumes, zie ons artikel hierover)
3. Importeer in Google Workspace
# Via GAM voor MBOX import
gam user shared@bedrijf.nl import mbox /pad/naar/shared.mboxOf via Google Takeout import als je een klein volume hebt.
4. Test voor de cutover
Verifieer dat alle e-mails correct zijn gemigreerd via een steekproef. Controleer bijlagen, datums en maphierarchie.
Conclusie
De overstap van M365 Shared Mailboxes naar Google Workspace vereist een keuze: Collaborative Inbox voor team-e-mailadressen of delegatie voor een volledigere Shared Mailbox ervaring. Total Workspace begeleidt Nederlandse bedrijven bij de volledige migratie van Microsoft 365 naar Google Workspace.